Az EuroAszfaltnál 2013-ban élesítették a dokumentumkezelő szoftvert. Több rendszer vizsgálata után azért döntöttek a Ultimate mellett, mert a DMS One fejlesztői nyitottak voltak az építőipari cégcsoport egyedi igényeire.
Több hónapos specifikáció után külön számla- illetve szerződéstárat hoztak létre a dokumentumkezelőben, a számlák jóváhagyásához pedig workflow rendszert alakítottak ki.
– az építőiparra jellemző speciális dokumentumok biztonságos tárolása és visszakereshetősége
– alvállalkozói számlák és szerződések, teljesítési igazolások digitalizálása
– a több telephely közötti dokumentumáramlás biztosítása
– zökkenőmentes kapcsolattartás a hivatalos szervekkel
Építőipari dokumentumok kezelése
Ahány iparág, annyiféle nehézség a napi működésben. Építőipari ügyfeleink számára például az alábbiakban tudunk segíteni.
Bankgaranciák kezelése
Az építőipari cégek bankgaranciával biztosíthatják megbízójuk felé szerződéses kötelezettségeik teljesítését. Ezen bankgaranciák nyilvántartása, a státuszok és lejáratok folyamatos kontrollja azonban nélkülözhetetlen a problémamentes működéshez. A cégre vagy az adott projektre kapott bankgarancia meghatározott ideig áll fenn, azonban ezen időkorláton belül több köztes dátumot is nyilván kell tartani. Tematikus dokumentumtárunkban strukturáltan kezelhető ez a speciális irattípus.
Egyedi metaadatok (bank neve, garanciaszám, lejárati dátumok, garancia értéke stb.) rögzítésével lekérdezhetővé válnak bankgaranciáink, a lejárati dátumokról pedig e-mailes értesítők figyelmeztetnek.
Szerződések és teljesítési igazolások kezelése
Az építőipari cégek szerződéskezelését nehezíti, hogy egy adott projekthez több szerződés is tartozhat: a vevői szerződés mellett számos szállítói/alvállalkozói szerződést kell nyilvántartani. Egy bizonyos projekt- és ehhez kapcsolódó szerződésszám felett átláthatatlanná válik a szerződések kezelése.
Ha a szerződésekhez az adott dokumentumtípusra jellemző adatmezőket is rögzítünk a dokumentumkezelő szoftverben, akkor egyedi szerződéstárakat hozhatunk létre. Így egy közös felületen látható a projekthez tartozó összes szerződés, melyek listázhatók és excelbe exportálhatók. Dokumentumkezelő szoftverünkben egy főszámhoz tartozó szerződéshez több alszámon nyilvántartott teljesítési igazolás rögzíthető. A teljesítési igazolások kiállításakor a rendszer beemeli a sablonba a főszámon nyilvántartott szerződésben szereplő adatokat.
Beérkező számlák rögzítése
A beérkező számlának a hozzá tartozó teljesítési igazolással kell összhangban lennie, és nagy előny, hogy a számla rögzítő felületét nem manuálisan kell újra feltölteni a teljesítési igazolásban már rögzített adatokkal. Dokumentumkezelő szoftverünkben a számla rögzítésekor kiválasztható, hogy a rendszer melyik teljesítési igazolásból vegye az alapadatokat, ezzel előtölti a számla rögzítő felületét, így azt már csak az irattípusra jellemző egyedi adatokkal kell kiegészítenünk. A számlatárban az előlegnyilvántartásra is van lehetőség. Az építőipari vállalatok egy projektre számos alvállalkozóval köthetnek szerződést. A teljesítések általában több ütemben történnek, így egyetlen szerződés számos teljesítési igazolást és számlát generálhat a projekt során. Dokumentumkezelő rendszerünk sablonokat „emel be” irattípustól függően a kiállításkor, rögzítéskor, majd automatikusan feltölti teljesítési igazolás esetén a szerződésben szereplő adatokkal, számlák esetén a hozzátartozó teljesítési igazolás adataival.
Számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés
A szerződések, teljesítési igazolások, számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő rendszerben. Nem kell tehát e-mailben vagy papír alapon kezelni a szerződések véleményezését vagy a számlák jóváhagyását: a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével kontrollált keretek között, automatizáltan végezhetjük a dokumentumokhoz kapcsolódó jóváhagyási, véleményezési folyamatokat.
Integrációk vállalatirányítási rendszerekkel
Ma már elengedhetetlen, hogy az ügyviteli, pénzügyi, gazdasági folyamatainkra használt szoftverek összehangoltan működjenek. Az iratkezelő szoftverek fontos feladata az ERP rendszerekkel integrálódni. Az építőipari vállalatok esetében a partnertörzs és a munkaszám-törzs rögzítése megtörténik az ERP rendszerben, melyek metaadatait szinkronizálva adja át a dokumentumkezelő szoftver a pénzügyi rendszernek.
Dokumentumsablonok kezelése
A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.
Érdekli, hogy milyen dokumentumkezelési megoldásokat tudunk speciálisan Önnek ajánlani?
A dokumentumkezelő rendszer olyan ökoszisztémát teremt a vállalaton belül, mely erőforrás takarékosan, a jogosultságokat figyelembe véve, valamint a digitális kapcsolattartási módokat előtérbe helyezve támogatja a hatékony szervezeti működést.
Cégkapu használat
Egyedi dokumentumtár bankgaranciáknak, melyben rögzíthetők az irattípusra jellemző egyedi adatmezők, lekérdezéseket és riportokat állíthat elő, valamint e-mail értesítő figyelmeztetheti a lejárati dátumokra.
Humán erőforrás megtakarítás
Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók
Hatékonyabb folyamatkezelés
A teljesítési igazolások akár külön tematikus dokumentumtárban is kezelhetők. A teljesítési igazolások az iratkezelő szoftver felületén kiállíthatók, ahol a rögzítőfelület automatikusan beemeli a kapcsolódó szerződés adatait.
Határidők pontos kezelése
A szerződések véleményezését és jóváhagyását, valamint a beérkező számlák igazoltatását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot és vállalatunk működését.
Dokumentumok vissza-kereshetősége
A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.
Jóváhagyási és felelősségi körök
Dokumentumkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg, ezzel elkerülve a kettős adatrögzítést.
Adatbázis építés
Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő tematikus dokumentumárak, workflow-k és integrációk valósíthatók meg a dokumentumkezelő rendszerben.
Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?
Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés
“
A DMS One választásánál a legfontosabb szempont az volt, hogy nem szoftvert akartak eladni, hanem partnert kerestek, modern, egységes és automatizálható munkafolyamatokhoz, ami a DMS One Ultimate-nek az egyik fő tartalmi része, a munkafolyamat menedzsment. A német kollegák, amikor itt voltak Magyarországon, meglátták a szoftvert, hogyan működik és vérszemet kaptak, szerették volna bevezetni. A DMS One szoftvere több nyelven is beszél, így Németországban egyszerű volt a bevezetése. Pont ez volt a szempont, hogy a két cég kapcsolatában ne kelljen dokumentumokat küldözgetni, hanem egymással tudjunk kommunikálni, miután a leggyorsabb információ a legjobb információ. “
Dömény István, elnök
“
Mindenképp magyar tulajdonban lévő, magyarok által vezetett céggel szerettünk volna együttműködni. A DMS One-nal közvetlen kapcsolatban álltunk, és a bevezetés során számos alkalommal tettek tanúbizonyságot rugalmasságukról. DMS One Ultimate bevezetésének legnagyobb előnye számunkra a megbízhatóság és az időtálló archiválás, ez még az időszakos gazdasági előnynél is fontosabb. Sokkal eredményesebben tudjuk az iratokat tárolni, illetve azoknak az időre történő kiszolgáltatása is sokkal dinamikusabban működik. “
Török László, irattári szolgáltatások üzletágvezető
“
Az éles indulást komoly felkészülési időszak előzte meg. Első lépésben a DMS One megismerte a cégünk működését: hogyan és milyen hierarchiában működünk, milyen szervezetek vannak nálunk, ezek hogyan épülnek fel és milyen kapcsolatok vannak köztük. Ezt követte az oktatás, amelyen minden felhasználó részt vett. Az elméleti felkészítést követően mindenki számítógép elé tudott ülni, így gyakorlatban is megismerték, és bizonyos szintig elsajátították a rendszer működését. “
Németh Sándor, ellenőrzési osztályvezető
Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?
30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához
Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?
Weboldalunkon sütiket (cookie) használunk, hogy biztonságos böngészés mellett a legjobb felhasználói élményt nyújthassuk. A honlap további böngészésével hozzájárul a sütik használatához. Adatvédelmi tájékoztatónkban megtalálja, hogyan gondoskodunk adatai védelméről.