Dokumentumok kezelése az építőiparban

Az építőiparban sok különleges irattípust kell nyilvántartani, így pl. bankgaranciákat, szerződéseket, teljesítési igazolásokat és alvállalkozói számlákat.

Építőipari dokumentumok kezelése

Ahány iparág, annyiféle nehézség a napi működésben. Építőipari ügyfeleink számára például az alábbiakban tudunk segíteni.

Érdekli, hogy mennyire hatékony a dokumentumkezelés a cégénél?

Kérje ingyenes dokumentumkezelési auditunkat vagy töltse le ingyenes tudásanyagunkat!

Miben segít egy dokumentumkezelő rendszer?

Cégkapu használat

Egyedi dokumentumtár bankgaranciáknak, melyben rögzíthetők az irattípusra jellemző egyedi adatmezők, lekérdezéseket és riportokat állíthat elő, valamint e-mail értesítő figyelmeztetheti a lejárati dátumokra.

Humán erőforrás megtakarítás

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók

Hatékonyabb folyamatkezelés

A teljesítési igazolások akár külön tematikus dokumentumtárban is kezelhetők. A teljesítési igazolások az iratkezelő szoftver felületén kiállíthatók, ahol a rögzítőfelület automatikusan beemeli a kapcsolódó szerződés adatait.

Határidők pontos kezelése

A szerződések véleményezését és jóváhagyását, valamint a beérkező számlák igazoltatását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot és vállalatunk működését.

Dokumentumok vissza-kereshetősége

A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.

Jóváhagyási és felelősségi körök

Dokumentumkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg, ezzel elkerülve a kettős adatrögzítést.

Adatbázis építés

Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő tematikus dokumentumárak, workflow-k és integrációk valósíthatók meg a dokumentumkezelő rendszerben.

Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?

Keressen minket további információért!

Építőipari esettanulmány

Tekintse meg építőipari esettanulmányunkat!

EuroAszfalt Építő és Szolgáltató Kft.

 

Az EuroAszfaltnál 2013-ban élesítették a dokumentumkezelő szoftvert. Több rendszer vizsgálata után azért döntöttek a Ultimate mellett, mert a DMS One fejlesztői nyitottak voltak az építőipari cégcsoport egyedi igényeire.

Több hónapos specifikáció után külön számla- illetve szerződéstárat hoztak létre a dokumentumkezelőben, a számlák jóváhagyásához pedig workflow rendszert alakítottak ki.

 

LETÖLTÉS

Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

Érdekli, hogy milyen dokumentumkezelési megoldást tudunk speciálisan Önnek ajánlani?

Kérje kötelezettségmentes árajánlatunkat!

Ügyfeleink mondták

ELTEC Holding Kft.

A DMS One választásánál a legfontosabb szempont az volt, hogy nem szoftvert akartak eladni, hanem partnert kerestek, modern, egységes és automatizálható munkafolyamatokhoz, ami a DMS One Ultimate-nek az egyik fő tartalmi része, a munkafolyamat menedzsment. A német kollegák, amikor itt voltak Magyarországon, meglátták a szoftvert, hogyan működik és vérszemet kaptak, szerették volna bevezetni. A DMS One szoftvere több nyelven is beszél, így Németországban egyszerű volt a bevezetése. Pont ez volt a szempont, hogy a két cég kapcsolatában ne kelljen dokumentumokat küldözgetni, hanem egymással tudjunk kommunikálni, miután a leggyorsabb információ a legjobb információ.

Dömény István, elnök

Trenkwalder

Mindenképp magyar tulajdonban lévő, magyarok által vezetett céggel szerettünk volna együttműködni. A DMS One-nal közvetlen kapcsolatban álltunk, és a bevezetés során számos alkalommal tettek tanúbizonyságot rugalmasságukról. DMS One Ultimate bevezetésének legnagyobb előnye számunkra a megbízhatóság és az időtálló archiválás, ez még az időszakos gazdasági előnynél is fontosabb. Sokkal eredményesebben tudjuk az iratokat tárolni, illetve azoknak az időre történő kiszolgáltatása is sokkal dinamikusabban működik.

Török László, irattári szolgáltatások üzletágvezető

SEFAG Zrt.

Az éles indulást komoly felkészülési időszak előzte meg. Első lépésben a DMS One megismerte a cégünk működését: hogyan és milyen hierarchiában működünk, milyen szervezetek vannak nálunk, ezek hogyan épülnek fel és milyen kapcsolatok vannak köztük. Ezt követte az oktatás, amelyen minden felhasználó részt vett. Az elméleti felkészítést követően mindenki számítógép elé tudott ülni, így gyakorlatban is megismerték, és bizonyos szintig elsajátították a rendszer működését.

Németh Sándor, ellenőrzési osztályvezető

Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?

Keressen minket további információért!