Dokumentumkezelés az építőiparban

Az építőiparban sok különleges irattípust kell nyilvántartani, így bankgaranciákat, szerződéseket, teljesítési igazolásokat és számlákat is.

Tapasztalataink szerint minden iparág más-más dokumentumkezelési probléma megoldásával küzd. Az építőipari vállalatok tekintetében jelentős tapasztalattal rendelkezünk, hiszen az elmúlt években Magyarország neves építőipari cégei bízták ránk iratkezelési folyamataik optimalizálását.

Mivel nagyon speciális szektorról van szó, így a legtöbb esetben az adott vállalatra szabva, egyedi fejlesztési igények megvalósításával sikerült a dokumentumkezelési folyamatokat új alapokra helyezni. Tapasztalataink szerint a bankgaranciák és a teljesítési igazolások kezelése jelenti a legnagyobb problémát, de a szerződésnyilvántartás, a számlakezelés és az ezekkel kapcsolatos munkafolyamatok is próbára teszik az építőipari vállalatokat.

Szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön vállalata életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt.

Bankgaranciák kezelése

Az építőipari cégek bankgaranciával biztosíthatják megbízójuk felé szerződéses kötelezettségeik teljesítését. Ezen bankgaranciák nyilvántartása, a státuszok és lejáratok folyamatos kontrollja azonban nélkülözhetetlen a problémamentes működéshez. A cégre vagy az adott projektre kapott bankgarancia meghatározott ideig áll fenn, azonban ezen időkorláton belül több köztes dátumot is nyilván kell tartani. Tematikus dokumentumtárunkban strukturáltan kezelhető ez a speciális irattípus. Egyedi metaadatok (bank neve, garanciaszám, lejárati dátumok, garancia értéke stb.) rögzítésével lekérdezhetővé válnak bankgaranciáink, a lejárati dátumokról pedig e-mailes értesítők figyelmeztetnek.

Szerződések és teljesítési igazolások kezelése

Az építőipari cégek szerződéskezelését nehezíti, hogy egy adott projekthez több szerződés is tartozhat: a vevői szerződés mellett számos szállítói/alvállalkozói szerződést kell nyilvántartani. Egy bizonyos projekt- és ehhez kapcsolódó szerződésszám felett átláthatatlanná válik a szerződések kezelése. Ha a szerződésekhez az adott dokumentumtípusra jellemző adatmezőket (szerződés típusa, lejárata, szerződéses feltételek, szerződéskötés dátuma, kivitelezés kezdete, kötbérek, garanciák, biztosíték mértéke, lejárata, pénzügyi visszatartás mértéke stb.) is rögzítünk a dokumentumkezelő szoftverben, akkor egyedi szerződéstárakat hozhatunk létre. Így egy közös felületen látható a projekthez tartozó összes szerződés, melyek listázhatók és excelbe exportálhatók.

Egy szerződéshez több teljesítési igazolás tartozhat. A teljesítési igazolásokat a megrendelő állítja ki, majd a kiadott igazolás alapján számlázhat a projekten dolgozó alvállalkozó. Dokumentumkezelő szoftverünkben a klasszikus iratkezelési logikát követve egy, ún. főszámhoz tartozó szerződéshez több, ún. alszámon nyilvántartott teljesítési igazolás rögzíthető. A teljesítési igazolások kiállításakor a rendszer beemeli a sablonba a főszámon nyilvántartott szerződésben szereplő adatokat. Nem kell tehát külön figyelni olyan lényeges adatokra, mint a devizanem, az Áfa típusa, kulcsa, értéke, valamint a garanciális visszatartás mértéke, ezek automatikusan megjelennek a felületen.

Beérkező számlák rögzítése

A beérkező számlának a hozzá tartozó teljesítési igazolással kell összhangban lennie. Szerencsés, ha a számla rögzítő felületét nem manuálisan kell feltölteni a teljesítési igazolásban már egyébként is rögzített adatokkal. Dokumentumkezelő szoftverünkben a számla rögzítésekor kiválasztható, hogy a rendszer melyik teljesítési igazolásból vegye az alapadatokat, ezzel előtölti a számla rögzítő felületét, így már csak az irattípusra jellemző egyedi adatokkal (számla kelte, teljesítés időpontja, fizetési határidő stb.) kell kiegészítenünk. A számlatárban az előlegnyilvántartásra is van lehetőség, így követhető, hogy mi az a kintlévőség, ami pénzügyileg vállalatunkat terheli, kötelezi.

Az építőipari vállalatok egy projektre számos alvállalkozóval köthetnek szerződést. A teljesítések általában több ütemben történnek, így egyetlen szerződés számos teljesítési igazolást és számlát generálhat a projekt során. A teljesítési igazolások kiállításakor, a beérkező számlák rögzítésekor jelentősen megkönnyítheti a munkát, ha sablonokkal dolgozunk, melyek az adott irattípus egyedi adatmezőit már tartalmazzák. Dokumentumkezelő rendszerünk ezeket az sablonokat „emeli be” irattípustól függően a kiállításkor, rögzítéskor, majd automatikusan feltölti teljesítési igazolás esetén a szerződésben szereplő adatokkal, számlák esetén a hozzátartozó teljesítési igazolás adataival, és a kitöltött, letárolt sablont akár jóváhagyásra is küldhetjük a workflow funkció segítségével.

Számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés

A szerződések, teljesítési igazolások, számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő rendszerben. Nem kell tehát e-mailben vagy papír alapon kezelni a szerződések véleményezését vagy a számlák jóváhagyását: a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével kontrollált keretek között, automatizáltan végezhetjük a dokumentumokhoz kapcsolódó jóváhagyási, véleményezési folyamatokat.

Integrációk vállalatirányítási rendszerekkel

Ma már elengedhetetlen, hogy az ügyviteli, pénzügyi, gazdasági folyamatainkra használt szoftverek ne szigetszerűen, hanem egymással integráltan, összehangoltan működjenek. A versenyszférában tevékenykedő cégek zöme használ valamilyen vállalatirányítási rendszert (Libra, SAP, Navision). Az iratkezelő szoftverek feladata ezekkel az ERP rendszerekkel integrálódni, hogy a munkafolyamatok megfelelő pontján adatmozgás történhessen a rendszerek között. Építőipari vállalatok esetében a vállalatirányítási rendszerben rögzítik a partnertörzset és a munkaszám-törzset. Ezeket az adatokat szinkronizálni tudja az iratkezelő szoftver, és az adott partnerre, munkaszámra rögzített szerződések, számlák, teljesítési igazolások csatolmányának képét, valamint összesített metaadatait képes átadni a pénzügyi rendszernek.

Bankgaranciák nyilvántartása

Egyedi dokumentumtár bankgaranciáknak, melyben rögzíthetők az irattípusra jellemző egyedi adatmezők, lekérdezéseket és riportokat állíthat elő, valamint e-mail értesítő figyelmeztetheti a lejárati dátumokra.

Szerződéskezelés

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók.

Teljesítési igazolások kezelése

A teljesítési igazolások akár külön tematikus dokumentumtárban is kezelhetők. A teljesítési igazolások az iratkezelő szoftver felületén kiállíthatók, ahol a rögzítőfelület automatikusan beemeli a kapcsolódó szerződés adatait.

Jóváhagyások kezelése

A szerződések véleményezését és jóváhagyását, valamint a beérkező számlák igazoltatását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot és vállalatunk működését.

Dokumentumsablonok kezelése

A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.

Integráció ERP rendszerekkel

Dokumentumkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg, ezzel elkerülve a kettős adatrögzítést.

Egyedi fejlesztések

Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő tematikus dokumentumárak, workflow-k és integrációk valósíthatók meg a dokumentumkezelő rendszerben.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését a dokumentumkezelő rendszerbe. A dokumentumok a rendszer felületéről szerkeszthetők.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, de akár szeparált jogosultságok, központi és szervezetenkénti iktatókönyvek segítik a több városban is kirendeltségekkel rendelkező vállalatok munkáját. A dokumentumok a jogosultságok szerint bárhonnan elérhetők.

Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

A dokumentumkezelés számunkra nem munka, hanem szenvedély.

Dokumentumkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú megoldásban gondolkoznak.

A jól meg választott szoftverbevezetési módszertan és a tanácsadó kollégák hozzáértése, szakmai felkészültsége jelentősen hozzájárul az új rendszer intézményen belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb iparágakban dolgozó vállalatok szolgálatába és igyekszünk mindig élen járni a fejlesztésekben.

Ha kíváncsi, hogy mi hogyan dolgozunk, nézze meg videónkat!

megnézem a videót!
megnézem a videót!

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához