Az építőipari cégek bankgaranciával biztosíthatják megbízójuk felé szerződéses kötelezettségeik teljesítését. Ezen bankgaranciák nyilvántartása, a státuszok és lejáratok folyamatos kontrollja azonban nélkülözhetetlen a problémamentes működéshez. A cégre vagy az adott projektre kapott bankgarancia meghatározott ideig áll fenn, azonban ezen időkorláton belül több köztes dátumot is nyilván kell tartani. Tematikus dokumentumtárunkban strukturáltan kezelhető ez a speciális irattípus. Egyedi metaadatok (bank neve, garanciaszám, lejárati dátumok, garancia értéke stb.) rögzítésével lekérdezhetővé válnak bankgaranciáink, a lejárati dátumokról pedig e-mailes értesítők figyelmeztetnek.

Az építőipari cégek szerződéskezelését nehezíti, hogy egy adott projekthez több szerződés is tartozhat: a vevői szerződés mellett számos szállítói/alvállalkozói szerződést kell nyilvántartani. Egy bizonyos projekt- és ehhez kapcsolódó szerződésszám felett átláthatatlanná válik a szerződések kezelése. Ha a szerződésekhez az adott dokumentumtípusra jellemző adatmezőket (szerződés típusa, lejárata, szerződéses feltételek, szerződéskötés dátuma, kivitelezés kezdete, kötbérek, garanciák, biztosíték mértéke, lejárata, pénzügyi visszatartás mértéke stb.) is rögzítünk a dokumentumkezelő szoftverben, akkor egyedi szerződéstárakat hozhatunk létre. Így egy közös felületen látható a projekthez tartozó összes szerződés, melyek listázhatók és excelbe exportálhatók. Egy szerződéshez több teljesítési igazolás tartozhat. A teljesítési igazolásokat a megrendelő állítja ki, majd a kiadott igazolás alapján számlázhat a projekten dolgozó alvállalkozó. Dokumentumkezelő szoftverünkben a klasszikus iratkezelési logikát követve egy, ún. főszámhoz tartozó szerződéshez több, ún. alszámon nyilvántartott teljesítési igazolás rögzíthető. A teljesítési igazolások kiállításakor a rendszer beemeli a sablonba a főszámon nyilvántartott szerződésben szereplő adatokat. Nem kell tehát külön figyelni olyan lényeges adatokra, mint a devizanem, az Áfa típusa, kulcsa, értéke, valamint a garanciális visszatartás mértéke, ezek automatikusan megjelennek a felületen.

A beérkező számlának a hozzá tartozó teljesítési igazolással kell összhangban lennie. Szerencsés, ha a számla rögzítő felületét nem manuálisan kell feltölteni a teljesítési igazolásban már egyébként is rögzített adatokkal. Dokumentumkezelő szoftverünkben a számla rögzítésekor kiválasztható, hogy a rendszer melyik teljesítési igazolásból vegye az alapadatokat, ezzel előtölti a számla rögzítő felületét, így már csak az irattípusra jellemző egyedi adatokkal (számla kelte, teljesítés időpontja, fizetési határidő stb.) kell kiegészítenünk. A számlatárban az előlegnyilvántartásra is van lehetőség, így követhető, hogy mi az a kintlévőség, ami pénzügyileg vállalatunkat terheli, kötelezi.

Az építőipari vállalatok egy projektre számos alvállalkozóval köthetnek szerződést. A teljesítések általában több ütemben történnek, így egyetlen szerződés számos teljesítési igazolást és számlát generálhat a projekt során. A teljesítési igazolások kiállításakor, a beérkező számlák rögzítésekor jelentősen megkönnyítheti a munkát, ha sablonokkal dolgozunk, melyek az adott irattípus egyedi adatmezőit már tartalmazzák. Dokumentumkezelő rendszerünk ezeket az sablonokat „emeli be” irattípustól függően a kiállításkor, rögzítéskor, majd automatikusan feltölti teljesítési igazolás esetén a szerződésben szereplő adatokkal, számlák esetén a hozzátartozó teljesítési igazolás adataival, és a kitöltött, letárolt sablont akár jóváhagyásra is küldhetjük a workflow funkció segítségével.

A szerződések, teljesítési igazolások, számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő rendszerben. Nem kell tehát e-mailben vagy papír alapon kezelni a szerződések véleményezését vagy a számlák jóváhagyását: a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével kontrollált keretek között, automatizáltan végezhetjük a dokumentumokhoz kapcsolódó jóváhagyási, véleményezési folyamatokat.

Ma már elengedhetetlen, hogy az ügyviteli, pénzügyi, gazdasági folyamatainkra használt szoftverek ne szigetszerűen, hanem egymással integráltan, összehangoltan működjenek. A versenyszférában tevékenykedő cégek zöme használ valamilyen vállalatirányítási rendszert (Libra, SAP, Navision). Az iratkezelő szoftverek feladata ezekkel az ERP rendszerekkel integrálódni, hogy a munkafolyamatok megfelelő pontján adatmozgás történhessen a rendszerek között. Építőipari vállalatok esetében a vállalatirányítási rendszerben rögzítik a partnertörzset és a munkaszám-törzset. Ezeket az adatokat szinkronizálni tudja az iratkezelő szoftver, és az adott partnerre, munkaszámra rögzített szerződések, számlák, teljesítési igazolások csatolmányának képét, valamint összesített metaadatait képes átadni a pénzügyi rendszernek.

A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.