Építőipari esettanulmány

Tekintse meg építőipari esettanulmányunkat!

EuroAszfalt Építő és Szolgáltató Kft.

 

Az EuroAszfaltnál 2013-ban élesítették a dokumentumkezelő szoftvert. Több rendszer vizsgálata után azért döntöttek a Ultimate mellett, mert a DMS One fejlesztői nyitottak voltak az építőipari cégcsoport egyedi igényeire.

Több hónapos specifikáció után külön számla- illetve szerződéstárat hoztak létre a dokumentumkezelőben, a számlák jóváhagyásához pedig workflow rendszert alakítottak ki.

 

LETÖLTÉS

Kihívások

  • – az építőiparra jellemző speciális dokumentumok biztonságos tárolása és visszakereshetősége
  • – alvállalkozói számlák és szerződések, teljesítési igazolások digitalizálása
  • – a több telephely közötti dokumentumáramlás biztosítása
  • –  zökkenőmentes kapcsolattartás a hivatalos szervekkel

Építőipari dokumentumok kezelése

Ahány iparág, annyiféle nehézség a napi működésben. Építőipari ügyfeleink számára például az alábbiakban tudunk segíteni.

Bankgaranciák
kezelése

Az építőipari cégek bankgaranciával biztosíthatják megbízójuk felé szerződéses kötelezettségeik teljesítését. Ezen bankgaranciák nyilvántartása, a státuszok és lejáratok folyamatos kontrollja azonban nélkülözhetetlen a problémamentes működéshez. A cégre vagy az adott projektre kapott bankgarancia meghatározott ideig áll fenn, azonban ezen időkorláton belül több köztes dátumot is nyilván kell tartani. Tematikus dokumentumtárunkban strukturáltan kezelhető ez a speciális irattípus.

Egyedi metaadatok (bank neve, garanciaszám, lejárati dátumok, garancia értéke stb.) rögzítésével lekérdezhetővé válnak bankgaranciáink, a lejárati dátumokról pedig e-mailes értesítők figyelmeztetnek.
 
 
 

Szerződések és teljesítési igazolások kezelése

Az építőipari cégek szerződéskezelését nehezíti, hogy egy adott projekthez több szerződés is tartozhat: a vevői szerződés mellett számos szállítói/alvállalkozói szerződést kell nyilvántartani. Egy bizonyos projekt- és ehhez kapcsolódó szerződésszám felett átláthatatlanná válik a szerződések kezelése.
Ha a szerződésekhez az adott dokumentumtípusra jellemző adatmezőket is rögzítünk a dokumentumkezelő szoftverben, akkor egyedi szerződéstárakat hozhatunk létre. Így egy közös felületen látható a projekthez tartozó összes szerződés, melyek listázhatók és excelbe exportálhatók. Dokumentumkezelő szoftverünkben egy főszámhoz tartozó szerződéshez több alszámon nyilvántartott teljesítési igazolás rögzíthető. A teljesítési igazolások kiállításakor a rendszer beemeli a sablonba a főszámon nyilvántartott szerződésben szereplő adatokat.
 
 

Beérkező számlák
rögzítése

A beérkező számlának a hozzá tartozó teljesítési igazolással kell összhangban lennie, és nagy előny, hogy a számla rögzítő felületét nem manuálisan kell újra feltölteni a teljesítési igazolásban már   rögzített adatokkal. Dokumentumkezelő szoftverünkben a számla rögzítésekor kiválasztható, hogy a rendszer melyik teljesítési igazolásból vegye az alapadatokat, ezzel előtölti a számla rögzítő felületét, így azt már csak az irattípusra jellemző egyedi adatokkal kell kiegészítenünk. A számlatárban az előlegnyilvántartásra is van lehetőség. Az építőipari vállalatok egy projektre számos alvállalkozóval köthetnek szerződést. A teljesítések általában több ütemben történnek, így egyetlen szerződés számos teljesítési igazolást és számlát generálhat a projekt során.  Dokumentumkezelő rendszerünk sablonokat „emel be” irattípustól függően a kiállításkor, rögzítéskor, majd automatikusan feltölti teljesítési igazolás esetén a szerződésben szereplő adatokkal, számlák esetén a hozzátartozó teljesítési igazolás adataival.

Számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés

A szerződések, teljesítési igazolások, számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő rendszerben. Nem kell tehát e-mailben vagy papír alapon kezelni a szerződések véleményezését vagy a számlák jóváhagyását: a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével kontrollált keretek között, automatizáltan végezhetjük a dokumentumokhoz kapcsolódó jóváhagyási, véleményezési folyamatokat.
 

Integrációk vállalatirányítási rendszerekkel

Ma már elengedhetetlen, hogy az ügyviteli, pénzügyi, gazdasági folyamatainkra használt szoftverek összehangoltan működjenek. Az iratkezelő szoftverek fontos  feladata  az ERP rendszerekkel integrálódni. Az építőipari vállalatok esetében a partnertörzs és a munkaszám-törzs rögzítése megtörténik az ERP rendszerben, melyek metaadatait szinkronizálva adja át a dokumentumkezelő szoftver a pénzügyi rendszernek.

Dokumentumsablonok
kezelése

A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.
 
 
 
 
 

Érdekli, hogy milyen dokumentumkezelési megoldásokat tudunk speciálisan Önnek ajánlani?

Kérje ingyenes dokumentumkezelési auditunkat!

Miben segít egy dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszer olyan ökoszisztémát teremt a vállalaton belül, mely erőforrás takarékosan, a jogosultságokat figyelembe véve, valamint a digitális kapcsolattartási módokat előtérbe helyezve támogatja a hatékony szervezeti működést.

Cégkapu
használat

Egyedi dokumentumtár bankgaranciáknak, melyben rögzíthetők az irattípusra jellemző egyedi adatmezők, lekérdezéseket és riportokat állíthat elő, valamint e-mail értesítő figyelmeztetheti a lejárati dátumokra.

Humán erőforrás megtakarítás

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók

Hatékonyabb folyamatkezelés

A teljesítési igazolások akár külön tematikus dokumentumtárban is kezelhetők. A teljesítési igazolások az iratkezelő szoftver felületén kiállíthatók, ahol a rögzítőfelület automatikusan beemeli a kapcsolódó szerződés adatait.

Határidők pontos kezelése

A szerződések véleményezését és jóváhagyását, valamint a beérkező számlák igazoltatását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot és vállalatunk működését.

Dokumentumok vissza-kereshetősége

A speciális irattípusokra sablonokat hozhatunk létre. A sablonok az iratra jellemző egyedi adatmezőket már tartalmazzák. Rögzítéskor, kiállításkor a rendszer a kapcsolódó iratból származó alapadatokkal automatikusan feltölti a felületet.

Jóváhagyási
és felelősségi körök

Dokumentumkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg, ezzel elkerülve a kettős adatrögzítést.

Adatbázis építés

Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő tematikus dokumentumárak, workflow-k és integrációk valósíthatók meg a dokumentumkezelő rendszerben.

Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?

Keressen minket további információért!

Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához


Megnézné élőben mit tud egy dokumentumkezelő rendszer?

Keressen minket további információért!