2020.02.11.

Megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt.

A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra. Herner Katalinnal, a KÖVET Egyesület a Fenntartható Gazdaságért ügyezető igazgatójával beszélgettünk.

– Kinek érdemes papírmentes irodai működésben gondolkodni és miért?

Mindenkinek érdemes foglalkozni ezzel a lehetőséggel, aki irodában dolgozik, ugyanis ma már mindenre van elektronikus megoldás. Az elektronikus levelezés alap, de van e-számla, működik az e-aláírás, sőt mindez egyszerűen és olcsón elérhető. Alacsonyabb költségekkel számolhat, aki belevág, hiszen például kevesebb nyomtatás, kevesebb hulladék, kevesebb raktározási költség merül fel.

– Az elektronikus lehetőségek bevezetésével magától is csökken a papírhasználat?

Nem jellemző. Tudatos cselekvés kell, eltökéltség és egy program. A célt a munkatársakban is tudatosítani kell.

– Mi mindent kell számba venni, amikor a papírhasználat kivezetését vagy csökkentését határozza el egy cégvezető?

Minden folyamatot fel kell térképezni, meg kell vizsgálni minden olyan eljárást, ahol papírt használ a vállalat. Csak akkor lehet elkezdeni az átállást, ha pontosan ismerik, hogy hol, mennyi papír fogy, milyen célra, majd ez alapján azonosítják a beavatkozási pontokat. A papírmentesítés általában érinti a menedzsmentet, változásokat tesz szükségessé, ezért is elengedhetetlen a munkatársak bevonása az átállási folyamatba. Érdemes képzést tartani az elején, és lépésről lépésre haladni, mérőszámokat mellé rendelni. A kommunikáció is fontos, egyrészt a kollégák felé, másrészt a kifelé, az ügyfelek, partnerek irányába. Ahol mégis papír kell, ott érdemes az újra-papír használatot ösztönözni. És azt sem árt időnként kiszámolni, hogy mennyi fát mentettünk meg.

– Mennyire jellemző manapság a papírmentes működés, milyen jó példák vannak?

Nehéz megítélni, hogy mennyire elterjedt, hiszen a cégek, ha lépnek is a papírmentes működés felé, nem igazán kommunikálnak róla. A Zöld Iroda Programot indító szervezeteknél ez egy kitüntetett cél, a Minősített Zöld Irodák papírmentességre törekednek. Mi magunk is papírmentesen dolgozunk a KÖVET Egyesületnél, csak az elengedhetetlenül fontos iratokat nyomtatjuk.

– Mi mindentől szabadultak meg a papírmentes működésnek köszönhetően?

Például annyira lecsökkent a papírhulladék mennyisége, hogy az lényegében nem igényel külön gondoskodást. Nincs szükség biztonságos iratmegsemmisítési lehetőségre sem, és persze raktározási kapacitás szabadult fel.

– Kifizetődő a papírmentes működés?

Természetesen igen, költséget, erőforrást takarít meg, viszont az átálláskor beruházásokra lehet szükség, pl. több informatikai eszközre. A papírmentes irodai működésre történő átállás gazdaságilag várhatóan megtérül, környezetileg pedig maximálisan megtérül. A változtatást érdemes nyomon követni, és forintosítani.

A papírmentesítés alapja az elektronikus dokumentumkezelés

Egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb működéssel szembesülnek azoknál a vállalatoknál, amelyeknél sikerül minimalizálni a papírhasználatot. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése egy ilyen átállásnál elengedhetetlen. A szoftverek implementálása gondos tervezést igényel, de megéri beletenni a munkát. Varga Lászlóval, a DMS One Zrt. szakmai igazgatójával beszélgettünk.

– A papírmentes működésre váltó cégek fel tudják-e mérni, hogy ez a lépés mekkora változást jelent számukra?

Nehezen mérik fel, kevesen látják reálisan. Azt tapasztalom, hogy első ránézésre inkább megijednek, sarkosan csak az óriási munkát, a rengeteg informatikát látják, és hogy mindent a feje tetejére kell állítani. Félnek, hogy nem lesz a kezükben a jól megszokott papír, amit kézzel lehet aláírni, majd kiküldeni. Félnek attól is, hogy mi lesz, ha tönkremegy a számítógép. Szóval van egy mentális ragaszkodás a papírhoz. Aztán következik a másik véglet, amikor elbagatellizálják, ez is egy torz hozzáállás. Szóval az elején megijednek, majd miután meggyőzik magukat és elkezdik a papír kivezetését, tévesen legyintenek, mondván, hogy az informatika mindent megold. Persze nem, a folyamatokat ugyanis át kell gondolni, dehát erre valók az olyan cégek, mint a DMS One, hogy megmutassák a fő buktatókat, és azt is, hogy nem kell megijedni egy ilyen projekttől.

– Mi az, amire nem gondolnak, de a papír kivezetése után feltűnik, hogy mekkora nyűg volt?

Furcsán hangozhat, de a lábakba tett kilométereket utólag mindig észreveszik ügyfeleink. Egyikük lépésszámlálóval mérte, hogy napi 5-6 km-t sétált a dokumentumok mozgatása érdekében egyik irodából a másikba vagy az irattárba. Feltűnik, mennyivel kényelmesebb az elektronikus elérés, és feltűnik az is, hogy rend van az asztalon, hogy nincs annyi papír a polcokon, nincs elveszett dokumentum és egymásra mutogatás például egy fiókban maradt számla miatt. Irattár sincs, helyette viszont van biztonsági másolat, ami akkor is meglesz, ha leég az iroda. Ez persze ritka, ne is forduljon elő senkivel, hogy ezt tapasztalja meg az elektronikus dokumentumkezelés előnyeként.

– Melyek az elektronikusan kiváltható, papírhoz kötődő munkafolyamatok?

Egyre inkább úgy kell feltenni ezt a kérdést, hogy vannak-e még papírhoz kötődő munkafolyamatok? Mert például a hivatalos levelek többsége elektronikusan, cégkapun keresztül érkezik. Az az ésszerű és hatékony, ha a levél fogadása, elolvasása, és a kapcsolódó feladat kiosztása is elektronikusan történik. A cégen belüli dokumentumok is elektronikusan keletkeznek. Még akkor is kár papírra nyomtatni ezeket, ha többkörös csoportmunkát igényelnek. A jóváhagyási folyamatok egyszerűen leképezhetők elektronikusan, egy jó szoftver még szól is, hogy éppen kinek van dolga az anyaggal. Sokan egyébként csak az aláírás miatt nyomtatnak, ami teljesen felesleges. Az elektronikus hitelesítési megoldások jól működnek és integrálhatók a dokumentumkezelésbe.

– Mi az az extra, amit az elektronikus dokumentumkezelés nyújt, amit a papíralapú nem tud?

A néhány kattintással kivitelezhető tömeges aláírás például ilyen. De ilyen a vevényekkel, kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos munka automatizálása is. Papíralapon ezeket adminisztrálni kell, elektronikusan nem feltétlenül. Ha dokumentumkezelő szoftverrel csatlakozunk a cégkapuhoz, a kézbesítési igazolások automatikusan érkeznek és kapcsolódnak a fő dokumentumhoz. Nem kell a vevényeket külön kezelgetni, összekapcsolni, másolgatni, rendszerezni, betenni a mappába.

– Mit vegyen számba az a cégvezető, aki ki akarja számolni, hogy megtérül-e az elektronikus dokumentumkezelés?

Az adminisztrációra, az egyes munkafolyamatokra fordítandó idő összehasonlítása nélkülözhetetlen, le kell vezetni, mit tud a papír és mit a szoftver. Itt olyasmire is gondolni kell, hogy a dokumentumokban található információk összehalászása naponta mennyi percet vesz el, mert elektronikusan ez is a töredékére csökkenthető. A mai béreken számolva egyértelmű gazdasági megtérülés látszik, ha arra jutunk, hogy kiválthatunk napi fél óra papírkötegek közti kutakodást akár 3-4 irodai dolgozónál is. A papíralapú üzem esetlegesen felmerülő költségeit is érdemes számba venni. A tűzesetről már beszéltünk, de van itt más is: például papíron küldtem el valamit, amiből nem maradt házon belül saját példány. Ha ez egy ajánlat volt, vajon fogok-e emlékezni az árra és a pontos vállalásokra, ha valami miatt egy új ajánlatot kell tennem? Milliókat bukhatok, ha rosszabb ajánlatot teszek, mint a korábbi. Vitás esetekben sem tudok bizonyítékokat előszedni, ha nincs saját példányom. Elektronikusan dokumentumkezelésnél ilyen esetek nem fordulhatnak elő.

Ismerje meg a DMS One iratkezelő megoldásunkat!

 

Olvassa el további cikkeinket is!

Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek
Közelről sem lehetetlen távolról

Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről?

Részletek
A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem volt feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak...

Részletek
Nincs olyan, hogy kevésbé fontos

Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás, a nyomás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban - habitustól függetlenül - mindenki eljut...

Részletek
Az ottmaradt papír esete Olgával

Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és...

Részletek
Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert...

Részletek
Digitálisan csak az információ terjed

A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy....

Részletek
DMS One 2019 – az ügyfelek szemével

Magas szintű szakmaiságról és jó együttműködési készségről számoltak be a DMS One ügyfelei az eNet által végzett felmérés során. A kutató a DMS szoftvereit a közelmúltban implementáló cégeknél és közintézményeknél vizsgálta a bevezetési folyamatot. Dióhéjban idézzük a kutatás fő megállapításait...

Részletek
Hitelesítési robbanás következik

Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg. Még egy lépés a fejlődésben, és mindezt hitelesen, beazonosítható módon végezzük majd. De mit használunk az iratos fiók helyett, ha mindez bekövetkezik?

Részletek
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció

Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az adminisztratív céges feladatokból, és nem mérik fel, hogy ezek a tevékenységek milyen sok időt...

Részletek
Vállalati alapeszköz a Cégkapu

A Cégkapu használata bő egy éve kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg. Egyre több szerv kéri a cégkapus...

Részletek
Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat.

Részletek
Az e-mailes egyeztetés buktatói

Dehát én azt jóváhagytam. Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta. Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni...

Részletek

Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!