Közép- és nagyvállalati dokumentumkezelés pandémia idején

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 1. rész
    Az ottmaradt papír esete Olgával

    #maradjotthon #homeoffice #vigyázzunkegymásra

    Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és a munkához szükséges anyagok nyomtatva. De hogy maradt a papír az asztalon?

    Úgy, hogy szeretjük megfogni, magunknál tudni vagy éppen átadni, valaki elé letenni a fontos iratot. Megéltük, micsoda vívmány kinyomtatni, még inkább beszkennelni! És nehezen engedhető el a kézi aláírással járó érzés is, nevünk kanyarintása egy előnyös szerződésre. Valójában sem ügyviteli, sem technológiai érvekkel nem támasztható alá a papírhasználat. A jelenlegi, pandémiás időszakban ráadásul meg sem engedhetők a fizikai dokumentumokhoz kapcsolódó emberi interakciók.

    2020. 04. 16.

    Mi szól mégis a papírhasználat “mellett”?

    • A céges dokumentumok túlnyomó többsége papír alapon keletkezik.
    • A papíralapú dokumentumok könnyen átadhatók, útjuk és a hozzájuk kapcsolódó feladatok nyomon követhetők.
    • A legegyszerűbb és leggyorsabb hitelesítés mégis csak a papírra írt kézjegy.
    • Papíralapú dokumentumtárban könnyű keresni, és a fenntartása is olcsó.

    A fenti érvek mindegyike sántít, egyik sem szól a papírhasználat fenntartása mellett. 

    A helyes válasz megértéséhez érdemes megismerni az ottmaradt papír esetét Olgával

    A GPK gyártó cég jogi osztályán dolgozó, a dokumentumok mozgatásáért is felelős asszisztens feladata volt, hogy az új, még tapasztalatlan irodai munkatársnak segítsen előkeresni egy 3 évvel korábbi garanciaszerződést. A beszállítói kötelezettségvállalásra egy peres ügyben lett volna szüksége a gépipari (GPK) vállalatnak: az egyik GPK gyártmány meghibásodása ugyanis az említett beszállító rossz minőségű alkatrésze miatt következett be rendszeresen. Az évente több millió forintos költséget jelentő irattárból előkerült ugyan a szerződés, de olvashatatlan volt. Ez a papír maradt ott, amikor beázás volt.

    A beszállító helyett a GPK-nak kellett fizetnie, ami nagy feszültséget szült a cégnél. Elkerülhetetlen volt az egymásra mutogatás, sokan a korábbi asszisztenst okolták a történtekért, mások – így Olga is – a dokumentumokat hanyagul kezelő kollégákra hívta fel a figyelmet. A vállalatvezetőnek írt feljegyzésében említést tett lekávézott számlákról, tervek és műszaki rajzok között ottmaradt, jóváhagyásra váró szerződésekről. Kibukott, hogy bizonyos munkatársak aláírogatnak egymás helyett, mert úgy egyszerűbb. Csak a véletlen műve nem derült ki: az irodában a szekrény mögé beesett ajánlat. Az is csak úgy ott maradt. Sosem került a gazdasági osztályra, sosem derült ki, mi lehetett volna belőle.
    A beszállítóval szemben vesztett per után a GPK gyártó vállalat újjászervezte dokumentumkezelési folyamatait. Elektronikus dokumentumkezelsre váltott.

    Azóta:

    • véletlen sem kerülhet egy jó ajánlat a szekrény mögé,
    • minden esetben az ír alá és az vállal felelősséget, akinek kell,
    • nincsenek napokig kallódó számlák és szerződések,
    • minden dokumentummal kapcsolatos feladat átlátható, nincs egymásra mutogatás.

    A 2020-as válságban pedig extra előny, hogy:

    • a dokumentumok mozgatása nem igényel emberi érintkezést,
    • bármely vállalati dokumentum elérhető bárhonnan,
    • az aláírások történhetnek otthonról is, hiszen elektronikusak,
    • fizikai irattározási költségek helyett elektronikus dokumentumtár.

    A GPK-nál nincs ottmaradt papír, van viszont dokumentumkezelési vezető, Olga személyében.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

        

    Mire jó egy Workflow rendszer?

    Mire jó egy Workflow rendszer?

    6 pontban a Workflow rendszerekről, ezek mentén érdemes dönteni a bevezetésről Érdemes külső szakértőkkel is megvizsgáltatni a folyamatokat. A modern üzleti...

    bővebben