A profik a BKSZ szolgáltatás kiaknázásához új eszközöket is bevetnek
A BKSZ felgyorsítja a hivatalos ügyintézést
Mi az a BKSZ? A válasz az elektronikus ügyintézési térben keresendő. Konkrétan viszont ott sem lehet megmutatni. A Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás nem egy önálló alkalmazás, amiben ide meg oda kattintással ezt és azt lehet elintézni. Inkább egy csatorna, több szolgáltatás és megoldás együttes eredménye. Ahol BKSZ van, ott nincs postai sorban állás, nincsenek vevények és e-tértik, jó esetben papírhasználat sincs, mégis van bizonylatokkal alátámasztott, hivatalos üzenetváltás. Cikkünkben röviden bemutatjuk, mit is jelent mindez a gyakorlatban.
2021. 03. 08.
Tértivevényes levelek feladásakor a zöld színű tértivevénylapot, amit korábban a Posta a küldemények hátoldalára ragasztott, már nem kéri. Nincs is már ilyen, nem kell kitölteni, a címadatokat elég a feladóvevényen megadni, és azon kell jelölni a tértivevény szolgáltatás kérését. Ez a hagyományos, papíralapú megoldás azonban 2020. júliusa óta drágább. A Posta előnyben részesíti az elektronikus feladást: úgy lesz olcsóbb a tértivevényes kézbesítés, ha a küldemény postai felvételéhez szükséges adatokat a feladó elektronikusan előreküldi a Postának. Az elektronikus feladást azért támogatja a Magyar Posta, mert az sokkal gyorsabb, mint a papíralapú, és jobban illeszkedik a kézbesítési folyamat további szakaszaihoz is.
A BKSZ-t azért találták ki, hogy legyen tisztán elektronikus megoldás a joghatás előidézésére alkalmas üzenetváltásra. A nagy előd a Magyar Posta által biztosított tértivevényes küldési lehetőség. A cégek és a magánszemélyek egymás között máig ezt használják. A Posta által kiállított elektronikus kézbesítési igazolás (EKI, “e-térti”) vagy ennek hiteles papíralapú másolata (tértivevény) bizonyítja a feladó számára, hogy küldeményét átvette a címzett, vagy éppen azt, hogy nem vette át.
De mire gondoljunk konkrétan? A küldemény kézhezvétele fontos tényező például egy szerződéskötésnél, de a jogviták sem rendezhetők bizonylatolt kommunikáció nélkül: a kézbesítés vagy a kézbesítés meghiúsulásának ténye határidőket indít el.
A közhivatalok, közfeladatot ellátó szervek és intézmények már a BKSZ-en keresztül is folytathatnak bizonylatolt kommunikációt. A magánszemélyeket ügyfélkapuikon (vagy KÜNY tárhelyeiken), a cégeket cégkapuikon, egymást hivatali kapuikon érhetik el. A magánszemélyek és cégek számára a szolgáltatás csak a hivatalok felé nyitott, egymás közt nem használhatnak BKSZ-t.
A Bankszövetség arra hívta fel a figyelmet, hogy a pénzintézetek számára hasznos lenne a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás kiterjesztése. Miért tartja ezt olyan fontosnak a pénzügyi szektor? Mert a BKSZ használata gyorsítaná és egyszerűsítené az ügymenetet, és a személyes megjelenéstől mentes ügyintézést erősítené a bankokban.
Vegyünk egy (egyelőre fiktív) példát! A bank a fizetési meghagyásról szóló elektronikus küldeményt a dokumentumkezelő (DMS) rendszerében az ügyfélkapu/cégkapu számára fogadható formátumba konvertálja, végül a szoftverrel el is küldi azt a címzett tárhelyére. Nincs szükség postai ügyintézésre, a kézbesítésről vagy éppen a kézbesítés meghiúsulásáról szóló igazolás elektronikusan érkezik vissza, azt a banki DMS rendszer automatikusan a fizetési meghagyáshoz csatolja.
Nincs szükség postai vagy személyes banki ügyintézésre az ügyfél részéről sem, ha esetlegesen meg akarja támadni a fizetési meghagyást. Az erről szóló küldeményt BKSZ-en keresztül elektronikusan is továbbíthatja a bank cégkapujára. A levél a DMS rendszerben automatikusan összekapcsolódik az ügy előzményeinek dokumentumaival, sőt egy jó dokumentumkezelő szoftver az előre meghatározott szabályok szerint képes a bankon belül annak a munkatársnak továbbítani a beérkező levelet, akinek dolga van vele.
A banki cégkapuhoz azért is érdemes DMS rendszerrel kapcsolódni, mert a dokumentumkezelő integrálja az elektronikus hitelesítési megoldásokat is. A felhasználók küldés előtt elektronikus aláírással láthatják el a dokumentumokat, és a beérkező üzenetek, dokumentumok elektronikus aláírásainak ellenőrzésére is képes egy jó DMS rendszer.
Összességében elmondható, hogy a BKSZ a hivatalok kommunikációjában egy rendkívül hatékony és sikeres szolgáltatás. Annyira hatékony és sikeres, hogy a vállalatok figyelmét is felkeltette és szívesen használnának egy hivatali kapuhoz hasonló kiterjesztett cégkaput. Ennek látványos megnyilvánulása volt a Bankszövetség jelezése arról, hogy a pénzintézetek örömmel csatlakoznának egy ilyen szolgáltatáshoz.
