Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás a krízis alatt

2020.04.03.

Dokumentumkezelési tippek 2020

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe.

Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás, majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert a projektgazda Szegeden van. Szoros, de ha autóztatjuk a papírokat, belefér. És volt már több hasonló szerződés, kiadhatja mintának a titkárság, menni fog – vázolja magában az ügyvezető.

#maradjotthon #homeoffice #vigyázzunkegymásra

Most is menne? Csak a titkárnő, Kati jár be, a pénzügyes és a jogász kollégák otthonról dolgoznak, a sofőrt sem lehet küldözgetni, kerülendő minden személyes találkozó. Ön melyik megoldást választaná az alábbiak közül?

 

A. A szerződés készítői e-mailen egyeztetnek. Először az ügyvezető ír Katinak: megadja a szerződés kereteit, és csatolja a korábbi költségtervről készült fotót. Kati szkennel még két hasonló szerződést, majd továbbítja a levelet a jogi-, valamint a pénzügyi osztály dedikált kollégáinak és a projektgazdának. A végleges szövegezés 14 levélváltás után 6 nap alatt készül el. Majdnem sikerül 4 nap alatt megírni, de kisebb kavarodást okoz, hogy egy kolléga “válasz mindenkinek” helyett sima “válasz” gombbal tesz fontos jogi észrevételt, ami felett így néhányan elsiklanak. A nyomtatott verzió aláírását, és a kész szerződés kiküldését a partnernek két nap alatt kell megoldania az ismert kijárási korlátozások és homeoffice körülmények között.

B. A szerződés készítői elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak, amihez távolról is hozzáférnek. Az ügyvezető a szoftver felületéről indítható szkenneléssel otthonról rögzíti a korábbi költségtervet, és egy szerkeszthető dokumentumot a szerződés kereteivel. Az anyagokhoz a szokásos szerződésjóváhagyási workflow-sablont társítja annyi módosítással, hogy először Kati kaphassa meg az ügyiratot a szerződésminták csatolása érdekében. A rendszer elektronikusan körözteti a dokumentumokat, és az azokhoz kötődő feladatokat a munkatársak között, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. A teendőkről, lejáró határidőkről automatikus figyelmeztetést, e-mailes értesítést kapnak a kollégák. Az 5. napon elkészül a szöveg, amit még aznap mindenki aláír elektronikusan.

A személyes emberi interakciókat nehéz mellőzni. Amikor a lehető legegyszerűbb és leggyorsabb ügymenetre törekszünk, egy-egy rövid találkozót akkor is beszúrunk. Kell a párbeszéd légköre, a gesztusok, az észrevétlenül dekódolt metakommunikáció. De nem a jelenlegi helyzetben. Most az érintkezésmentes ügyvitel a cél, amit sokféle munkafolyamatban teljeskörűen kiszolgál az elektronikus dokumentumkezelés.

Ismerje meg a DMS One iratkezelő megoldásunkat!

 

Olvassa el további cikkeinket is!

Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek
Közelről sem lehetetlen távolról

Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről?

Részletek
A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem volt feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak...

Részletek
Nincs olyan, hogy kevésbé fontos

Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás, a nyomás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban - habitustól függetlenül - mindenki eljut...

Részletek
Az ottmaradt papír esete Olgával

Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és...

Részletek
Digitálisan csak az információ terjed

A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy....

Részletek
DMS One 2019 – az ügyfelek szemével

Magas szintű szakmaiságról és jó együttműködési készségről számoltak be a DMS One ügyfelei az eNet által végzett felmérés során. A kutató a DMS szoftvereit a közelmúltban implementáló cégeknél és közintézményeknél vizsgálta a bevezetési folyamatot. Dióhéjban idézzük a kutatás fő megállapításait...

Részletek
Zöld iroda – megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt. A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra.

Részletek
Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat.

Részletek
Hitelesítési robbanás következik

Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg. Még egy lépés a fejlődésben, és mindezt hitelesen, beazonosítható módon végezzük majd. De mit használunk az iratos fiók helyett, ha mindez bekövetkezik?

Részletek
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció

Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az adminisztratív céges feladatokból, és nem mérik fel, hogy ezek a tevékenységek milyen sok időt...

Részletek
Vállalati alapeszköz a Cégkapu

A Cégkapu használata bő egy éve kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg. Egyre több szerv kéri a cégkapus...

Részletek
Az e-mailes egyeztetés buktatói

Dehát én azt jóváhagytam. Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta. Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni...

Részletek

Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!