Dokumentumkezelő rendszer bevezetése a DMS One-nál

Nálunk minden folyamaton, feladaton egy egész csapat dolgozik, szakembereink a bevezetés teljes szakaszán végigvezetik Önöket. Értékesítő munkatársaink a megfelelő rendszer kiválasztásában segítenek, míg a szoftver testre szabását dokumentumkezelési tanácsadóink irányítják, ahogyan vállalatuk munkatársainak oktatását is. Ha pedig a rendszer élesben is elindul, support csapatunk segít majd Önöknek.

Kiforrott szoftver bevezetési módszertan

Tíz éve hatékonyan működő szoftver bevezetési módszertanunk a biztosítéka 100 %-ban megvalósuló projektjeinknek. Módszertanunkat külsős tanácsadó cégek bevonásával folyamatosan fejlesztjük. A szoftverbevezetés keretében biztosítjuk a projektmenedzsmentet, a teljes folyamatot lefedő dokumentációt, valamint a kijelölt kollégák folyamatos rendelkezésre állását és szakértelmét.

Bevezetésünk 7 lépcsőből áll, melyet ügyfeleinkkel együttműködve valósítunk meg:

Projektnyitó: A személyes találkozó során bemutatjuk a módszertan lényegét, egyeztetjük az ügyféllel a projektet, továbbá felmérjük a vállalat jelenlegi IT infrastruktúráját.
Dokumentumkezelési felmérés: Ennek keretén belül tanácsadóink megvizsgálják a jelenlegi dokumentumkezelési szokásokat, folyamatokat és szabályokat.
Telepítés: A helyszínen vagy távolról munkatársaink elvégzik a dokumentumkezelő szoftver telepítését az ügyfél által meghatározott infrastruktúrára.
Testreszabás: Ezután a specifikáció szerint megkezdődik a dokumentumkezelési szoftver testreszabása, paraméterezése, a rögzítési felületeinek kialakítása.
Oktatás: A képzési terv elfogadása után elindul a szerepkörök szerinti online és géptermi oktatás.
Pilot üzem: Ezután az ügyfél megkezdi a pilot (teszt) időszakot, melynek célja, hogy a szoftverben elvégezzék az éles feladatainak egy részét.
Éles üzem:A sikeres pilot zárást követően élesíthető az ügyfél dokumentumkezelő szoftvere. Töröljük a tesztadatokat és ellenőrizzük a paraméterezést.

Felkészült dokumentumkezelési tanácsadók

Alapvető feladatuk a szoftver bevezetés irányítása, ügyfeleink igényei szerinti testreszabása, a leendő felhasználók oktatása és felkészítésük az éles indításra. Sok esetben már a projekt elején, az értékesítési fázisban bekapcsolódnak a projektbe és egy dokumentumkezelési audit során alaposan felmérik az ügyfél igényeket, majd az értékesítési munkatársakkal javaslatot tesznek a legoptimálisabb eredményt elérő dokumentumkezelési folyamatokra és a rendszer testreszabására.

Tanácsadó kollégáink kiemelkedő iratkezelési és IT szakmai kompetenciákkal rendelkeznek. Jelentős referenciaállományunknak köszönhetően a legkülönfélébb területeken dolgozó szervezetekbe vezettünk már be iratkezelési rendszert. Szinte biztos, hogy tanácsadó kollégáink találkoztak már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön szervezete életét is nehezíti, így pontosan tudni fogják, hogyan oldják meg azt.

Egy dokumentumkezelési szoftver bevezetése maximális körültekintést és széleskörű tudást igényel.

Az eredményes és sikeres folyamathoz:

Naprakész tudással kell rendelkezni a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályokkal kapcsolatban;
Komoly szakmai kompetenciákra és tapasztalatra van szükség a vállalat dokumentumkezelési folyamatainak optimális kialakításához;
IT specifikus tudásra a telepítéshez és a rendszer testreszabásához, paraméterezéséhez;
Végül a projektmenedzsment tapasztalatok biztosítják a rendszerbevezetés biztonságos és határidőre történő lezárását.

Projektmenedzsment a rendszerbevezetés alatt

Ennek során megszervezzük a projekt megnyitóját, előkészítjük az ehhez szükséges projektalapító dokumentumot, illetve megismertetjük az ügyféllel a projektvezetési módszertanunkat. Az ezzel kapcsolatos adminisztrációs tevékenységekből elkészítjük a státuszjelentéseket, koordináljuk és összehangoljuk a projekttel kapcsolatos feladatokat, ahogyan az elfogadott ütemtervet is, melyet folyamatosan figyelemmel kísérünk, adminisztráljuk a döntési pontokat és a nyitott kérdéseket. A projektmenedzsment alatt állandó kapcsolatot tartunk az ügyfél projekttagjaival, folyamatosan kontrolláljuk a projektet, figyeljük annak előrehaladását, illetve felügyeljük a költségtervek és az ütemterv teljesülését.

? Tudta, hogy a DMS One-nál a szoftverbevezetési folyamat sikerességét 3 specialistánk is segít?

A rendszerbevezetésünk pontos, biztonságos és előre egyeztetett határidőre történő lebonyolítását a DMS One részéről 3 különböző kompetenciával és tudással rendelkező szakemberünk biztosítja. A projektvezető feladata a bevezetési projekt megvalósulásának felügyelete, a határidők ellenőrzése, betartása, valamint az ügyféllel történő kapcsolattartás. A projektvezető felel a projekt megfelelő minőségben és időben történő lezárásáért. A Document Management Expert (DME) végzi a projekt kivitelezési feladatait. Többek között a szakmai tanácsadást, a szervezet dokumentumkezelési folyamatainak optimalizálását és a szoftver testreszabását. A projektet egy ún. Document Management Analyst (DMA) kolléga is segíti, aki a háttérmunkát, az adminisztrációt, a folyamatos dokumentációt és riportolást biztosítja a bevezető csapat számára.

Szenvedélyünk a munkánk! Dokumentumkezelés kicsit másként.

Dokumentumkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú döntést hoznak. Azonban a jó szoftver és partner együtt jelentik a sikert.

A 10 éve hatékonyan működő szoftverbevezetési módszertan, a tanácsadók szakmai hozzáértése, felkészültsége nagymértékben hozzájárulnak az új rendszer vállalaton belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünkkel segítjük a legkülönfélébb iparágakban dolgozó vállalatokat és mindig élen járunk a fejlesztésekben.

Ha kíváncsi, hogy mi hogyan dolgozunk, nézze meg videónkat!

“ Az éles indulást komoly felkészülési időszak előzte meg. Első lépésben a DMS One megismerte a cégünk működését: hogyan és milyen hierarchiában működünk, milyen szervezetek vannak nálunk, ezek hogyan épülnek fel és milyen kapcsolatok vannak köztük. Ezt követte az oktatás, amelyen minden felhasználó részt vett. Az elméleti felkészítést követően mindenki számítógép elé tudott ülni, így gyakorlatban is megismerték, és bizonyos szintig elsajátították a rendszer működését. “

Németh Sándor, ellenőrzési osztályvezető, SEFAG Zrt.

A jól kiválasztott partner és szoftver együtt jelentik a sikert

A megfelelő informatikai partner sikeres módszertannal, a hatékony működést támogató munkafolyamat kialakítással és szakértő kollégákkal segíti az Önök munkáját. Mindezeknek köszönhetően a kiválasztott rendszer bevezetése hatékony és zökkenőmentes. A szoftver bevezetése után pedig dokumentumkezelési munkájukat felkészült ügyfélszolgálati munkatársaink támogatják.

Ajánlatot kérek!