DMS One dokumentumkezelés > Szolgáltatások > Dokumentumkezelési audit

Dokumentumkezelési audit

A hatékony iratkezelés kulcsa: dokumentumkezelési audit

Dokumentumkezelési auditunk során az intézmény folyamatainak felmérését követően olyan javaslatot dolgozunk ki, mellyel optimalizálhatja jelenlegi adminisztrációs gyakorlatát.

Díjmentes auditunk láthatóvá teszi a láthatatlant: a vállalatukban rejlő lehetőségeket és megkönnyíti a folyamatokat, hiszen javaslatokat tesz a hatékony dokumentumkezelésre. Ennek köszönhetően optimalizálható a munka, növelhető a hatékonyság és az eredményesség, miközben a ráfordított idő és a költségek csökkennek.

Az audit (DMA: Document Management Analysis) során először áttekintjük vállalatuk dokumentumkezelési folyamatait, majd javaslatokat teszünk azok hatékonyabbá tételére, az adminisztrációs műveletek optimalizálására. Az audit során javaslatot teszünk arra vonatkozóan, hogy a DMS One módszertana hogyan járul hozzá vállalatuk versenyképességének növeléséhez.

Iratkezelési folyamataik feltérképezésével tisztán fognak látni azzal kapcsolatban, hol szükséges adminisztrációs folyamataikat javítani és ehhez milyen dokumentumkezelő szoftvert érdemes választani.

 

Miért érdemes dokumentumkezelési auditot készíteni?

  • Alacsony energia-befektetés: Az audithoz csak 4×1 órát beszélgetünk az dokumentumkezelés fő érintettjeivel, több energiát nem kell a projektre fordítania.
  • Eredményesség orientált: Az audit eredménye egy olyan dokumentumkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti vállalata számára.
  • Egyedi igényekre szabva: Javaslatainkat teljesen az Ön vállalata igényeire és jellemzőire szabjuk.
  • Kötelezettség nélkül: A dokumentumkezelési auditot egy közel 20 oldalas megvalósítási terv zárja, melynek átadását követően, eldöntheti, hogy a hatékonyabb működés érdekében bevezeti-e a javasolt rendszert vagy sem?
  • Ingyenes: Regisztráljon és díjmentesen elvégezzük a dokumentumkezelési auditot az Ön vállalatánál.

A dokumentumkezelési audit menete

Ingyenes auditunk segítségével felmérjük a vállalatukban rejlő lehetőségeket, esetleges problémákat és bemutatjuk, hogyan könnyítheti meg munkájukat, illetve tehetik még sikeresebbé cégüket a DMS One szoftverei. A beszélgetés/ek során egyeztetjük és meghatározzuk a projekt ütemezését, annak várható költségeit, továbbá a kapcsolattartók személyét is. Mindezek a hatékony együttműködést támogatják, hiszen energiát és időt takaríthatnak meg Önöknek.

Hatékonysági felmérésünk során vállalatuk adminisztrációs és egyéb munkafolyamatait térképezzük fel annak érdekében, hogy teljes körű információt kaphassunk a teljes dokumentumkezelési ügymenetről, a feldolgozási technikákról (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési módokról (hagyományos levél, email), a nyilvántartásba vételről, selejtezésről, továbbá a velük kapcsolatos szokásokról, alkalmazott módszerekről. A felmérés során a dokumentumkezelésben érintett munkatársakat (vállalatvezető, gazdasági, IT vezető, adminisztrációs kollégák) 4x1 órában a jelenlegi gyakorlatról kérdezzük.

A folyamat eredménye egy közel húsz oldalas megvalósítási terv lesz, mely vállalatuk igényeit, erősségeit, sajátosságait teljes mértékben figyelembe véve készül, és olyan egyedi javaslatot tesz, mely cégük hatékonyságát növeli.

Egyedi igényeik, kéréseik és elgondolásaik megvizsgálása után közösen átbeszéljük és kiértékeljük az elkészült megvalósítási tervet, majd a hatékonysági elemzés segítségével bemutatunk egy testreszabott javaslatot és módszertant. Ennek célja, hogy rávilágítsunk, hogyan tudja a DMS One megoldása cégük versenyképességét és hatékonyságát növelni.

Eredményei:

  • pontos meghatározása annak, hogy mekkora költség megtakarítás érhető el, melyeket a  DMS ONE megoldások használata révén érhet el
  • a felmért és elemzett költségek részletes áttekintése
  • az optimalizáció utáni havi /éves költségek bemutatása
  • a dokumentumok és belső munkafolyamatok alapján javasolt dokumentumkezelési eljárások, az ajánlott szabályrendszer bemutatása
  • javaslat a cég igényeire szabott konkrét megvalósításra, a bevezetési ütemterv meghatározása

A terv bemutatása és az Önök jóváhagyása után a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása.

Együttműködésünk során vállalatuk kiválasztott munkatársait (kulcsfelhasználóit) oktatjuk és a tanulásukat segítő anyagokkal látjuk el. Az új dokumentumkezelő szoftvert úgy vezetjük át a gyakorlatba, hogy a mindennapi munkájukat a lehető legkevésbé hátráltassa.

3000 ügyfél, legyen az Önök vállalata a következő!

“ Az éles indulást komoly felkészülési időszak előzte meg. Első lépésben a DMS One megismerte a cégünk működését: hogyan és milyen hierarchiában működünk, milyen szervezetek vannak nálunk, ezek hogyan épülnek fel és milyen kapcsolatok vannak köztük. Ezt követte az oktatás, amelyen minden felhasználó részt vett. Az elméleti felkészítést követően mindenki számítógép elé tudott ülni, így gyakorlatban is megismerték, és bizonyos szintig elsajátították a rendszer működését. “

Németh Sándor, ellenőrzési osztályvezető, SEFAG Zrt.

Vegye igénybe ingyenes dokumentumkezelési auditunkat!

Gondolná, hogy vállalatuk dokumentumkezelési módszerei nagyban befolyásolják cégük hatékonyságát? Felmérésünk segít abban, hogy a legmegfelelőbb szoftvert találja meg, így költségeit nagymértékben csökkentheti, továbbá egy olyan dokumentumkezelési megvalósítási tervet kínál, mely vállalatuk számára energiát, időt és pénz takaríthat meg.

DOKUMENTUMKEZELÉSI AUDITOT KÉREK!