Dokumentumkezelés a szolgáltatóiparban

A szolgáltatóipari cégek szerződéseik kezelésére és a számlák jóváhagyására keresnek dokumentummenedzsment rendszert.

Minden iparág más-más dokumentumkezelési probléma megoldásával küzd. Az elmúlt 15 évben jelentős tapasztalatra tettünk szert a szolgáltató szektorban. Magyarország neves szolgáltatóipari cégei, köztük bank, biztosító társaság, utazási iroda, vagyonkezelő és munkaerő-kölcsönzéssel foglalkozó cégek bízták ránk iratkezelési folyamataik optimalizálását.

Speciális szektorról van szó, ahol az alap dokumentumkezelési folyamatok mellett az archiválás, a szerződések kezelése, a számlák jóváhagyása, valamint a vállalat által használt üzleti szoftverekkel való integráció jelenti a legnagyobb problémát. Ráadásul az iratkezelési problémák annyira összetettek, hogy az egységes, sablon modellek a legtöbb esetben nem működnek és csak az adott vállalatra szabva, egyedi fejlesztési igények megvalósításával lehetséges a dokumentumkezelési folyamatok új alapokra helyezése.

Fontos, hogy kordában tartható legyen az a nagy mennyiségű irat, ami napi szinten keletkezik a vállalatnál. Egyértelmű összefüggés van a vállalati létszám és a kezelt dokumentumszám között. Ezek nyomon követése, gyors visszakeresése és a kontrollált munkafolyamat-támogatás dokumentumkezelő rendszer nélkül elképzelhetetlen.

Szerződéskezelés

Dokumentumkezelő szoftverrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződésvéleményezést, a szerződések jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik. Az egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárban tárolt szerződések az irattípustól függő adatmezőknek köszönhetően listázhatók, riportálhatók.

Szerződéskezelő rendszer bevezetésével nemcsak dokumentumaink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: ma már az erre specializálódott, modern iratkezelési megoldások vállalati munkafolyamatokat (workflow) is képesek kezelni, legyenek azok bármennyire is komplexek; így támogatva például egy szerződés véleményezésének, jóváhagyásának folyamatát automatizált mederbe terelni.

Számlajóváhagyás

Ha a számlák jóváhagyása papír alapon történik, az rengeteg időt emészthet fel. Nemcsak házon belül mozoghat a számla, hanem a központ és az egyes telephelyek közötti is. Mire papír alapon körbeér és személyesen kerül jóváhagyásra, addigra lejárhat a fizetési határidő és a számlajóváhagyás pillanatnyi állapota sem jól követhető. Ami eddig több napot vett igénybe, az most akár 1-2 órán belül jóváhagyható.

Ha a számlák digitalizálásra kerülnek és egy elektronikus workflow-n futnak keresztül a dokumentumkezelő rendszer munkafolyamat-támogató funkciója segítségével, akkor nemcsak a számlák papír alapú vándoroltatása kerülhető el, hanem biztosítva van a folyamat dokumentáltsága is. Így pontosan látható, hogy egy számlajóváhagyási folyamat éppen holt tart, kinél akadt meg, valamint ki és mikor hagyott jóvá egy iratot. A számlakezelő rendszer használatával a beérkező számla egyből a pénzügyre kerülhet, míg a jóváhagyási folyamatban csak a számla digitális képe vesz részt. Az időben történő jóváhagyást pedig a rendszer által küldött e-mail figyelmeztetők biztosítják. A számlajóváhagyás menete teljes egészében a vállalat munkafolyamataira szabható.

Dokumentumok keresése, tárolása, archiválása

A vállalat méretének, létszámának növekedésével a kezelt dokumentumok száma is növekszik. A dokumentumkezelő szoftverben egy-egy irathoz számos metaadatot rögzítenek, emellett a dokumentum képe a digitalizálást követően felcsatolásra kerül a rendszerbe. A metaadatok olyan adatmezők, melyek az adott iratot írják le. A gondosan rögzített adatmezők segítségével lehet biztonságos az archiválás és gyors a visszakeresés: az irathoz rögzített metaadatok biztosítják, hogy számos szempont szerint kereshessünk az iratkezelő rendszerben.

Szerződéskezelés

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók.

Jóváhagyások kezelése

A szerződések véleményezését, a beérkező számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver workflow modulja segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot.

Integráció ERP rendszerekkel

Iratkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg a szoftverek között.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Egyedi fejlesztések

Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő iratkezelési folyamatok alakíthatók ki.

Mobilfelület

Mindenki számára fontos ma már a mobil elérhetőség, miután fontos döntések nemcsak munkaidőben születnek. Szerződések véleményezése, számlák jóváhagyása távolról, mobileszközről.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző vállalatok számára praktikus megoldás. Digitalizálja dokumentumait vonalkód technikával!

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, de akár szeparált jogosultságok, központi és telephelyenkénti iktatókönyvek segítik a több városban is kirendeltségekkel rendelkező vállalatok munkáját.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb dokumentumkezelésre kapcsoltak

Napi 1 óra és 200 lap mínusz

A nemzetközi munkaerő-kölcsönző cég több mint 25 magyarországi irodájában 2013 decemberében vezették be a DMS One Ultimate rendszerét, amely átlátható és hatékony mederbe terelte az irattárazást és a szerződéskezelést.

Napi 1 óra időmegtakarítást és közel 200 lappal kevesebb nyomtatást nyertek a cég munkatársai az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével. Több fronton is jelentősen átalakultak iratkezelési folyamataik: bevezették a vonalkódos digitalizálást, a strukturált szerződésnyilvántartást és a számlajóváhagyás is automatizáltan, munkafolyamat-támogatás segítségével valósul meg.

megnézem a videót!
megnézem a videót!

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához