Szerződéskezelés vállalatoknál

Dokumentumkezelő rendszerrel a szerződések teljes életútja végigkövethető, így a nyilvántartás, a módosítások, véleményezések és a jóváhagyások is.

A szerződések kezelése a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Minden osztály kezel a saját speciális területére vonatkozó szerződéseket, de az is jellemző, hogy egy-egy szerződés több osztály vagy szervezeti egység munkáját is érinti, így a határok a feladatvégzések terén elmosódtak.

Gyakran tapasztaljuk ügyfeleinknél, hogy a szerződések nyilvántartása Excel-táblázatokban történik. Gyakori, hogy külön Excel-táblázatokban tartják nyilván a különböző típusú szerződéseket (vevői vagy szállítói szerződés; IT, marketing szerződések stb.), vagy az egyes részlegek eltérő gyakorlat szerint rögzítik a szerződéseket, ezért ezen táblázatok fejlécei is különböznek egymástól, amelyek a későbbi visszakeresést, szűrést segítenék.

A szerződéseket nemcsak nyilván kell tartani, de a véleményezési, jóváhagyási folyamatokat is támogatni szükséges, hiszen napi munkafolyamatainkban aktív szerepet játszanak. Így nem elég a szerződések nyilvántartására szoftveres megoldást találni: a szerződéssel kapcsolatos munkafolyamatokat (workflow) is érdemes elektronikus útra terelni.

Szerződéskezelés problémái

  • A papír alapon tárolt és Excel-táblákban nyilvántartott szerződések visszakeresése nehézkes. Gondot okozhat például egyetlen partnerhez tartozó összes aláírt szerződés listázása
  • A szerződésvéleményezés folyamata rendszerint e-mailekben történik. Ha e-mailek sokaságából próbáljuk kibányászni az értékes információkat, egy pont után követhetetlenné válik a véleményezési folyamat.
  • Ha egy szerződést többen is megtekintenek, véleményeznek, módosítanak, akkor fontos látnunk, hogy melyik az utolsó, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzió, és ki, mikor és milyen módosítást hajtott végre az iraton.
  • Egy szerződéshez számos irat tartozhat (számla, teljesítési igazolás stb.). Ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolás, megtekintése is gyakori ügyféligény.
  • A kollégáknak csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez kell hozzáférniük, így például a munkaszerződést csak az arra illetékes tekinthet meg.

Szerződéskezelés szoftverrel

Iratkezelési szempontból a szerződések azért is érdekesek, mert sok esetben egy szerződés több iktatott iratból is áll. Egy alapszerződést akár módosíthatunk határidő tekintetében, ebben az esetben a valódi szakmai tartalom több dokumentumon keresztül jelenik meg és a szerződéstárunkban mindig azokat az aktuális információkat keressük, ami a ténylegesen aktuális, hatályos állapota a szerződésnek.

Szerződéskezelő szoftverrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződésvéleményezést, a szerződések jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik.

Szerződéskezelő rendszer bevezetésével nemcsak dokumentumaink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: ma már az erre specializálódott, modern iratkezelési megoldások vállalati munkafolyamatokat (workflow) is képesek kezelni, legyenek azok bármennyire is komplexek; így támogatva például egy szerződés véleményezésének, jóváhagyásának folyamatát automatizált mederbe terelni. A szerződésvéleményezés folyamatát a szoftver verziókövetés funkciója segíti: a rendszer naplózza, ki, mikor és mit változtatott az adott dokumentumon, így keletkeznek az egyes szerződés verziók, amelyek évek múltán is visszakereshetőek a rendszerben, így nemcsak az aktuális/végleges verziót tekintheti meg, hanem a korábbi változatokat, az azokhoz fűzött kommenteket és csatolmányokat is.

Egységes dokumentumtár vs. egyedi fejlesztésű szerződéstár

Vannak olyan vállalatok, akik számára elegendő egy egységes szerződéstár, előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel, így gyakorlatilag előzetes felmérés és fejlesztés nélkül megvalósítható a dokumentumtár kialakítása. Akadnak azonban olyan cégek, akik speciális szerződéskezelési folyamataikból fakadóan csak egyedi fejlesztésű szerződéstárakban valósíthatják meg szerződésnyilvántartásukat. Ahol számosságát vagy fajtáját tekintve sok szerződés keletkezik, gyakori a módosítás és a szerződésekben egyedi metaadatok vannak, amelyeket nem mindig ugyanúgy kell rögzíteni, ott csak az egyedi fejlesztésű dokumentumtárak nyújthatnak megoldást. Bár ebben az esetben nélkülözhetetlen a szervezet iratkezelési folyamatainak pontos felmérése, a szerződéstár ügyféligényekre szabott fejlesztése, a végeredmény azonban egy olyan testreszabott dokumentumtár lesz, mely maximálisan kielégíti a szervezet folyamatait.

A DMS One igényektől függően egységes és egyedi fejlesztésű szerződéstárat is kínál ügyfeleinek. Egyedi fejlesztés esetén biztosítjuk a szerződéskezeléssel kapcsolatos folyamatok felmérését és a szakértői tanácsadást az optimális munkafolyamatok kialakításához, lefejlesztjük és teszteljük az ügyféligényekre szabott szerződéstárat és oktatást is biztosítunk a használatához.

Szerződés életciklus-követés

A szerződések teljes életpályáját (véleményezések, jóváhagyások, szerződésverziók és sablonok, jogosultságok) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti a dokumentumkezelő rendszerben.

Egységes szerződéstár

Sablon szerződéstár előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel. Nincs szükség hosszas felmérésre és fejlesztésre, nem igényel külön oktatást, és szinte azonnal bekapcsolható.

Egyedi fejlesztésű szerződéstár

Maximálisan a vállalat igényeihez igazított szerződéstár a szerződéskezelési folyamatok felmérésével, szakértői tanácsadással, a dokumentumtár fejlesztésével és személye szabott oktatással.

Szerződésjóváhagyás

A szerződések jóváhagyását automatizáltan, ún. workflow sablonok segítségével képezhetjük le elektronikusan, így pontosan látható, hogy egy jóváhagyási folyamat éppen holt tart, kinél akadt meg.

Szerződéssablonok

A vállalat által kezelt szerződéssablonokból fontos, hogy mindig az aktuális verzió álljon a munkatársak rendelkezésére. A szoftverben ezeket a dokumentumsablonokat is tárolhatja, az éppen aktuális és a korábbi verziókat is.

Dokumentumok összekapcsolása

Az egymáshoz szorosan kapcsolódó dokumentumokat, legyen szó egy adott szerződéssel összefüggő számláról, teljesítési igazolásról, szállítólevélről, a rendszer összekapcsolja, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.

Verziókezelés

Egy szerződést akár több munkatárs is szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. A verziókövetésnek köszönhetően mindig a legfrissebb verzióval dolgozhat, emellett a korábbi verziók is rendelkezésére állnak.

Visszakeresés

Az iktatás során irattípustól függő egyedi metaadatokat is eltárolhatunk a dokumentumkezelő rendszerben, így a szerződések később villámgyorsan visszakereshetőek a szerződéstárból.

Listák, riportok

A szerződésekhez rögzített egyedi adatmezők lehetővé teszik ún. tematikus riportok előállítását, a szerződések listázást és Excel formátumban történő exportálását az iratkezelő rendszerből.

Jogosultságkezelés

A többdimenziós jogosultságpolitikának köszönhetően munkatársai csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férhetnek hozzá, illetve módosíthatnak, olvashatnak iratot.

Határidő-kezelés

A szerződésekkel kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről időben értesülhet.

Mobil hozzáférés

Helytől függetlenül feladatvégzés: mobil elérésünk segítségével egy szerződés visszakeresése, véleményezése, jóváhagyása akár távol az irodától is megtörténhet.

Az ő munkájukat is nap, mint nap segítjük

Átlátható, rendezett szerződésnyilvántartást szeretne?

  • 10 oldalas tudásanyag a vállalati szerződéskezelés átalakításához
  • A papíralapú szerződésnyilvántartás buktatói és az elektronikus szerződéskezelés előnyei
  • Hasznos tippek, megoldások a folyamatok optimalizálásához