Számlajóváhagyás problémái

A számlajóváhagyás elektronikus útra terelésével nyomon követhető a folyamat és látható, ki és mikor hagyott jóvá egy számlát, vagy éppen kinél akadt el.

A számlakezelés és számlajóváhagyás munkafolyamata időben igen hosszúra nyúlhat. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatoknál, valamint a többszereplős jóváhagyói struktúrával operáló szervezeteknél jelent problémát. Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is, ha a nyilvántartásukra, archiválásukra nincs működő rendszer. Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a bejövő számlák a beérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, ugyanakkor nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének. A kifizetés azonban kicsúszhat a határidőből, ha a számlakezelésre vonatkozóan nincs kialakítva egy jól átgondolt, ellenőrzött folyamat.

A papír alapon vagy e-mailekben történő számlaigazoltatás nyomon követése problémás: a számla az osztályok és telephelyek között vándorolva elveszhet és az is nehezen kontrollálható, hogy éppen kinél áll egy adott számla jóváhagyása és miért. Ráadásul a számlák igazoltatásához a szerződésekre, megrendelőkre, teljesítési igazolásokra is szükség van ellenőrzés céljából.

Ezek visszakeresése és a számlával történő összekapcsolása strukturált dokumentumkezelés nélkül újabb erőforrásokat éget feleslegesen.

Számlaigazoltatás a dokumentumkezelő rendszerben

A számlanyilvántartó rendszer használatával a számla teljes életútja végigkövethető és a számlaengedélyezés folyamatát is jelentősen leegyszerűsíti, átláthatóvá teszi. A beérkező számla eredeti példánya egyből a pénzügyi osztályra kerülhet, míg a jóváhagyási folyamatban csak a számla digitális képe vesz részt. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatok dolgát könnyíti meg, hiszen így megszűnnek a földrajzi akadályok.

Beérkezéskor a számlát digitalizálni (szkennelni) szükséges és rögzíteni a rendszerben az egyedi metaadatokkal együtt. A számlára jellemző adatmezők (számla kelte, teljesítés kelte, fizetési határidő, fizetési mód stb.) segítik később a gyors visszakeresést, valamint listák előállítását (pl. egy bizonyos partner által kiállított számlák) és azok exportálását. Célszerű a számlákat külön dokumentumtárban, ún. számlatárban nyilvántartani az iratkezelő rendszerben. A határidőre történő jóváhagyást a szoftver által küldött automatikus e-mail figyelmeztetők biztosítják.

A DMS One által kínált dokumentumkezelő rendszer DocFlow modulja teljes egészében a vállalat jóváhagyási, véleményezési folyamataira szabható: meghatározható, hogy az egyes számlatípusoknál kik a jóváhagyók (felelősök), pontosan milyen feladatot kell elvégezniük és milyen határidőre. A rendszerben egyszerűen alakíthatunk ki egy- vagy többszintű jóváhagyási folyamatokat, szintenként tetszőleges szereplővel, akik jóváhagyó vagy csak véleményező jogosultsággal rendelkezhetnek. Így a folyamatban részt vevő személyek akár párhuzamosan is jóváhagyhatják/véleményezhetik a dokumentumot.

Ezt követően a dokumentumkezelő rendszer DocFlow elektronikusan leképezi a számlajóváhagyás folyamatát, automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket és mindig annak adja a feladatot, akinek elvégzendő munkája van az adott számlával. A számlaigazoltatás folyamata így pontosan nyomon követhető és ellenőrzött keretek között zajlik. További segítség, hogy a rendszerben nem csak magát a számlát látjuk, hanem a hozzá kapcsolódó megrendelőt, szerződést, illetve teljesítési igazolást is.

Elektronikus számlák kezelése és jóváhagyása

A papíralapú számlák kezeléséhez hasonlóan zajlik az elektronikus számlák nyilvántartása és jóváhagyása is. Mivel a számla – nevéből adódóan – elektronikusan keletkezik, így nincs szükség digitalizálásra. Az e-számlák a hagyományos papír alapú bizonylattal egyenértékűek, hitelesítettek, illetve időbélyegzővel vannak ellátva. A klasszikus iratkezelési feladatokon túl (számla érkeztetése, iktatása) az e-számlák hitelességének ellenőrzésében, valamint a jóváhagyások kezelésében van fontos szerepe a számlanyilvántartó rendszereknek. Nyilvántartásba vétel előtt az iratkezelő szoftver ellenőrzi a dokumentum hitelességét, az azon szereplő elektronikus aláírást és időbélyeget.

Egységes számlatár

Sablon számlatár előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel. Nincs szükség hosszas felmérésre és fejlesztésre, nem igényel külön oktatást, azonnal bekapcsolható.

Egyedi fejlesztésű számlatár

Maximálisan a vállalat igényeihez igazított számlatár a számlakezelési folyamatok felmérésével, szakértői tanácsadással, a dokumentumtár fejlesztésével és személye szabott oktatással.

Számlajóváhagyás

A számlák jóváhagyását automatizáltan, ún. workflow sablonok segítségével képezhetjük le elektronikusan, így pontosan látható, hogy egy jóváhagyási folyamat éppen holt tart, kinél akadt meg.

Visszakeresés

Az iktatás során irattípustól függő egyedi metaadatokat is rögzíthetünk a dokumentumkezelő szoftverben, így a számlák később villámgyorsan visszakereshetőek a számlatárból.

Listák, riportok

A számlákhoz rögzített egyedi adatmezők lehetővé teszik ún. tematikus riportok előállítását, a számlák listázást és Excel formátumban történő exportálását a számlatárból.

Dokumentumok összekapcsolása

A számlához szorosan kapcsolódó dokumentumokat (szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél), a rendszer összefűzi, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.

E-számla kezelés

Elektronikus számlák érkeztetése, nyilvántartásba vétele, hitelességének ellenőrzése és adatainak továbbítása a pénzügyi rendszer felé, valamint az e-számlák jóváhagyásának automatizált kezelése.

Integráció gazdasági rendszerekkel

Az iratkezelő rendszer és a gazdasági szakrendszer partnertörzsének egyirányú vagy kétirányú integrációja, illetve az adatok szinkronizálása, elkerülve szigetszerű működést és a kettős adatrögzítést.

Határidő-kezelés

A számlákkal kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy számla fizetési határidejének lejártáról, vagy a jóváhagyás határidejéről időben értesülhet. Állítson be automatikus értesítőket!

3000 ügyfelünknél már hatékonyabb az iratkezelés

Rendezett, átlátható számlanyilvántartást szeretne?

  • 8 oldalas tudásanyag a vállalati számlakezelés megreformálásához
  • Papíralapú vs elektronikus számlanyilvántartás, számlaigazoltatás
  • Hasznos tippek, megoldások a számlakezelési folyamatok optimalizálásához