Integráció dokumentumkezelő rendszerrel

A DMS One szoftvere több mint 50 különböző rendszerrel integrálható, köztük ERP, pénzügyi, gazdasági rendszerekkel és irodai alkalmazásokkal is.

Dokumentumkezelő rendszer kiválasztásánál érdemes odafigyelni arra, hogy a szoftver rugalmasan integrálható legyen más szakrendszerekkel, hiszen a vállalatok egyszerre több szoftverrel is igyekeznek üzleti folyamataik hatékonyságán javítani. Vállalatirányítási, ügyviteli, pénzügyi, logisztikai, gazdálkodási, ügyféladatbázis-kezelő (CRM), munkaügyi szoftverek segítik a vállalati működést, melyek mind dokumentumokat és munkafolyamatokat generálnak, és ahol az egyes rendszerek elszigetelt működése kettős adatrögzítést és adatbázis redundanciát okozhat.

A szoftverintegráció lehet egyirányú és kétirányú is. Ha egyirányú a kapcsolat, akkor az egyik rendszer (általában a szakrendszer) adatgazda feladatkört lát el, és az itt történt változásokat szinkronizálni szükséges a dokumentumkezelő szoftver felé. Kétirányú kapcsolat esetén az iratkezelő rendszer is rögzíthet például új partnert a szakrendszer partnertörzsében, kombinálva akár egy olyan megoldással, hogy ezt csak bizonyos irattípusok esetén engedjük meg.

Miért van szükség a dokumentumkezelő rendszer integrációjára más szoftverekkel?

Ha a vállalatnál működő üzleti szoftvereket (ERP, pénzügyi, gazdálkodási, könyvelési rendszerek stb.) az iratkezelő rendszerrel integráljuk, akkor:

  • az eddig szigetszerűen működő szoftvereket egységes infrastruktúrává kapcsoljuk össze,
  • egy adatot csak egyszer, egy rendszerben kell rögzíteni és az integrációnak köszönhetően megvalósul a rendszerek közötti adatszinkronizálás,
  • nem mutathat eltérő értékeket az iratkezelő szoftver és a szakrendszer egy azon projektről, azaz csökkenni fog az adatbázis redundancia;
  • egyszerre lehet automatikusan nagy mennyiségű adatot feldolgozni.

Dokumentumkezelő szoftverünk szabványos, ún. webservice interfészen keresztül képes kapcsolódni más üzleti rendszerekkel. Napjainkban a böngésző felületéről elérhető vékonykliens rendszerek elterjedésével egyre jellemzőbb a szolgáltatás orientált architektúra (SOA) alapú integráció, amelynek egy jellemző formája a webservice. Igényektől függően lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő integráció elvégzésére is. Ehhez először szükséges közösen a vállalattal felmérni az integrációs feladatok és elvárásokat, ez alapján áll elő az integrációs technikai specifikáció, mely tartalmazza a projekt ütemtervét és erőforrástervét is.

Integráció vállalatirányítási (ERP) rendszerekkel

A hazánkban legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható a DMS One szoftvere.

Az integráció különösen a szerződés- és számlanyilvántartást könnyíti meg és teszi átláthatóbbá, hiszen kétirányú adatrögzítésre is van lehetőségünk: az egyik rendszerben bevitt adatok automatikusan lehívhatók a másikból, de lehetőség van adatlekérdezésre és partnerszinkronizációra is. Partnertörzs szinkronizáció esetén, ha az ERP rendszerben létrehoznak, módosítanak, törölnek egy partnert, akkor az automatikusan létrejön, módosul, törlődik a dokumentumkezelőben is. Bizonyos adatmezők a vállalatirányítási rendszerben keletkeznek. Megrendelő vagy számla iktatásakor ezeket a metadatokat (pl. munkaszám) szinkronizáció segítségével átadhatjuk az iratkezelő rendszernek, hogy rögzítse az adott irathoz. Beérkező számlák esetén az iktatás során felrögzített specifikus számla adatmezők átadhatók az ERP rendszernek.

Az iratkezelő rendszerben történő szerződés- vagy számlajóváhagyás esetén, a jóváhagyást követően a szerződés, számla automatikusan bekerül az ERP rendszerbe, számlák esetén bizonyos adatmezők könyvelési tételként.

 Integráció pénzügyi, gazdasági rendszerekkel

A pénzügyi, gazdasági rendszert használó munkatársaknak gyakran ugyanazon adatok egészére vagy egy részére lehet szüksége, amelyek egyszer már rögzítésre kerültek a dokumentumkezelő rendszerben. A kettős adatrögzítés elkerülése érdekében az iratkezelő szoftvert integrálni kell a szakrendszerrel, így az irathoz ott rögzített metaadatok és az irat digitalizált képe elérhetővé válik a szakrendszerek számára is. Mindez anélkül, hogy be kellene lépni a dokumentumkezelő rendszerbe vagy újra begépelni azokat az adatokat, amelyeket egyszer már az iratkezelő szoftver felületén, az irat nyilvántartásba vételekor rögzítettünk.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

? Tudta, hogy dokumentumkezelő szoftverünket több mint 50 másik rendszerrel integráltuk már?

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) közül a legelterjedtebbekkel (SAP, LIBRA, Navision, sERPa) integrálódtunk. Számos ügyviteli rendszerrel (Forrás), gazdasági és gazdálkodási rendszerrel (EcoSTAT) alakítottunk ki kapcsolatot. Az elektronikus aláírás és dokumentumhitelesítés területén mind a piaci szereplők (Microsec, Netlock) megoldásaival, mind a kormányzati hitelesítési szolgáltatásokkal képes szoftverünk a hitelesítést elvégezni. A Microsoft Office integráció segítségével közvetlenül a MS Word és Excel állományokból lehet elvégezni az iktatást, valamint a dokumentumkezelő rendszerbe már feltöltött és onnan megnyitott dokumentumok felületéről végezni azok szerkesztését. Az e-maileket sem szükséges kinyomtatni, majd szkennelni. Microsoft Outlook pluginunk használatával közvetlenül a levelezőrendszer felületéről iktathatunk e-maileket.

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához