Dokumentumkezelés a gyártóiparban

A gyártóiparban a gyártási dokumentációk és a minőségbiztosítási dokumentumok nyilvántartása, módosítása, valamint a szerződések, számlák kezelése jelent problémát.

Az elmúlt 15 év során számos gyártással foglalkozó vállalatnál készítettünk dokumentumkezelési és folyamatoptimalizálási auditot, mely során felszínre kerültek a szervezeteket leginkább nyomasztó problémák, melyekkel a gyártó cégeknek nap, mint nap meg kell küzdeniük.

Valamennyi gyártó vállalatnak vannak olyan termelést kiszolgáló folyamatai, ahol veszteségek éppúgy keletkezhetnek, mint a hagyományos gyártó folyamatoknál. A gyártási projektek sikerességét – közvetve – támogatjuk minden egyes jóváhagyási, véleményezési folyamattal, de önmagában a gyártási folyamatokkal kapcsolatos információk dokumentáltsága, azaz megfelelő dokumentumnyilvántartás is hozzájárul a projektek sikerességéhez.

Hiba azt gondolni, hogy erre nem érdemes odafigyelni. Ha egy termelő vállalat hatékony működéséről beszélünk, nem elég kizárólag a szűkebb értelemben vett, klasszikus termelő folyamatokra fókuszálni, a hatékonyságnövelés érdekében a gyártást támogató és kiszolgáló folyamatokat is érdemes optimalizálni.

A gyártó vállalatok kihívásai

Egyértelmű összefüggés van a vállalati létszám és a kezelt dokumentumszám között. 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik és a vállalatok ötödénél jellemzően már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta, vagyis havonta akár 2000 dokumentum strukturált kezeléséről kell gondoskodni. Ha vállalat dokumentumkezelése nem átlátható, nem strukturált, akkor a dokumentumok nem találhatóak meg akkor, amikor szükség lenne rájuk. Ezekre a problémákra a vállalatirányítási rendszerek nem nyújtanak megoldást, hiszen nem erre lettek kitalálva.

Dokumentumkezelő rendszerünkkel megvalósíthatja a just in time alapú dokumentumkiszolgálást, azaz a feladatok elvégzéséhez szükséges dokumentumok aktuális verziója mindig a megfelelő időben áll majd rendelkezésre a munkatársak számára.

Gyártási dokumentációk kezelése

Nemcsak a gyártási dokumentumok és fejlesztési specifikációk strukturált nyilvántartását oldjuk meg, hanem a verziókezelést és a visszakereshetőséget is; ezen felül a dokumentumokkal kapcsolatos kommunikációt (véleményezések, jóváhagyások) is egyetlen platformra tereljük és automatizáljuk. Dokumentumkezelő rendszerünk többdimenziós jogosultságpolitikájának köszönhetően mindig csak az arra illetékes láthat, szerkeszthet dokumentumot.

Minőségbiztosításhoz kapcsolódó dokumentumok kezelése

Ha a minőségbiztosításhoz és minőségirányításhoz szükséges dokumentumok nyilvántartása, véleményezése, verziókövetése egyetlen felületen zajlik, akkor a munkatársak számára a munkájukhoz szükséges információk mindig a megfelelő időben állhatnak rendelkezésre. A beavatkozás lehetőségét pedig pontos, gyors információ szolgáltatással kell biztosítani. Iratkezelő rendszerünkben ún. tematikus dokumentumtárban tartható nyilván az adott irattípus, ahol a minőségbiztosítási dokumentumok teljes életpályája követhető: nemcsak a dokumentumok aktuális és korábbi verziói érhetők el a módosítók nevével és a módosítás dátumával, de a véleményezési és jóváhagyási folyamatok is. Az egyedi metaadat rögzítés gyors lekérdezését és listázást biztosít, a dokumentumok pedig iktatószám segítségével egyértelműen azonosítva vannak.

 Change management – verziókezelés

A változásmenedzsment minden gyártó cég számára igazi kihívás. Egy projekt során egy dolog biztos: a változás. A legnagyobb problémákat a szervezeti egységek közötti hatékony kommunikáció megteremtése; a projektdokumentumok megosztása, mennyisége és verziókövetése; valamint a változások dokumentálása (Change Management), az érintettek tájékoztatása okozza.

A projektdokumentációt érdemes tehát dokumentumkezelő rendszerben egy helyen, áttekinthető formában, akár irattípusonként létrehozott dokumentumtárakban nyilvántartani, így a vezetők és a munkatársak is az összes dokumentációt egyetlen felületen, strukturáltan elérhetik.

Többszintű vezetői struktúra – szerződés és számlajóváhagyás

50 fős vállalati létszám felett belép a többszintű vezetői struktúra, ami megnehezíti a döntéshozatalt és a kontrollálást: problémát okoz egy szerződésvéleményezési és -aláírási folyamat, valamint több hetet is igénybe vehet egy számlajóváhagyás. Utóbbit nemcsak a vezetői struktúra rétegződése, hanem a gyártó vállalatoknál jellemző központ és a telephelyek közötti fizikai távolság is okozza. A dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok támogatására érdemes igénybe venni iratkezelő rendszerünk workflow funkcióját, mellyel automatizálhatók és kontroll alatt tarthatók a véleményezési és jóváhagyási folyamatok és könnyen áthidalhatók a fizikai távolságból eredő problémák. A szerződéseken túl a kapcsolódó iratok (számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.) rögzítésével a teljes folyamathoz tartozó dokumentum lista elérhetővé válik kollégái számára.

Integráció ERP rendszerekkel

Tapasztalataink szerint a hazai gyártó szektor 90 %-a használ vállalatirányítási rendszert az erőforrások megfelelő elosztására és felhasználására, a hagyományos termelő folyamatok támogatására. De gyakori, hogy az ERP rendszer mellett valamilyen pénzügyi, gazdálkodási rendszer, könyvelő, bérszámfejtő program, minőségbiztosítási szoftver is segíti az üzleti folyamatokat. Ma már elengedhetetlen, hogy a használt szoftverek ne szigetszerűen, hanem egymással integráltan, összehangoltan működjenek. A dokumentumkezelő szoftverek feladata ezekkel az ERP rendszerekkel integrálódni, hogy a munkafolyamatok megfelelő pontján adatmozgás történhessen a rendszerek között. A vállalatirányítási rendszerben rögzítik például a partnertörzset. Ezeket az adatokat szinkronizálni tudja az iratkezelő rendszer, és az adott partnerre rögzített szerződések, számlák, teljesítési igazolások csatolmányának képét, valamint összesített metaadatait képes átadni a pénzügyi rendszernek. Az egyedi megoldások száma végtelen és természetesen az adott cég által használt szoftverek, valamint a kialakult folyamatok függvénye, de egyedi fejlesztésekkel kezelhető.

Dokumentált információ

„Nulla hiba” mentalitás nemcsak a gyártásban, hanem a dokumentumkezelésben is. Strukturált nyilvántartás, gyors keresés a dokumentumok között, verzió- és jogosultságkezelés, just in time alapú dokumentumkiszolgálás.

Gyártási dokumentumok kezelése

Gyártási dokumentumok és a fejlesztési tervek nyilvántartása, verziókezelése, így nemcsak az aktuális, hanem a korábbi verziók is elérhetők a dokumentumkezelő rendszerben a módosítók nevével és a módosítás dátumával, akár évekre visszamenőleg is.

ISO dokumentációk kezelése

Minőségbiztosításhoz szükséges dokumentumok nyilvántartása jogosultságalapú hozzáféréssel, akár egyedi fejlesztésű dokumentumtárban. Véleményezés és verziókövetés, valamint gyors keresés a dokumentumok között és azok tartalmában is!

Szerződés- és számlajóváhagyás

Nem az ERP-ben kezelt számlák és szerződések jóváhagyási folyamatainak automatizálása elektronikusan. Átlátható dokumentumnyilvántartás szerződés- vagy számlatárban, jogosultságalapú hozzáféréssel, gyors visszakereséssel.

Projektdokumentáció kezelése

Projektdokumentumok véleményezése, jóváhagyása, szerkesztése, strukturált tárolása, metadatok szerinti kereshetősége, verziókezelése egyetlen platformon. Helyfüggetlen elérés a projektben dolgozók számára.

Integráció ERP rendszerrel

Dokumentumkezelő szoftverünk több mint 50 különböző rendszerrel integrálható, így a hazánkban legismertebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) is. Egyedi integrációs igényeket is megvalósítunk.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, szeparált jogosultságok, akár központi és telephelyenkénti iktatókönyvek segítik a több városban is területi egységekkel rendelkező gyártó cégek munkáját. Az iratok a jogosultságok szerint bárhonnan elérhetők.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését a dokumentumkezelő szoftverbe.

Mobilfelület

Mindenki számára fontos ma már a mobil elérhetőség, miután fontos döntések nemcsak munkaidőben születnek. Szerződésvéleményezés, szerződés- és számlajóváhagyás távolról, mobilról vagy tabletről.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb dokumentumkezelésre kapcsoltak

Nulla hiba mentalitás a dokumentumkezelésben is

Az ELTEC Holding a nulla hiba mentalitást vallja a gyártásban és a dokumentumkezelésben is.

DMS One Ultimate bevezetésének köszönhetően magas adatbiztonság és gyors információáramlás valósult meg, ráadásul a mobilhozzáférésnek köszönhetően a munka sosem állhat meg. A dokumentumkezelő rendszer teremti meg az összhangot a cég által használt üzleti szoftverek között, az integrációnak köszönhetően dokumentált, átlátható vállalati működés valósul meg.

Az ELTEC Holding vezetői beszélnek a DMS One Ultimate szoftver bevezetéséről és a használatával kapcsolatos tapasztalatokról.

megnézem a videót!
megnézem a videót!

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához