Dokumentumkezelés az építőiparban
Tapasztalataink szerint minden iparág más-más dokumentumkezelési probléma megoldásával küzd. Az építőipari vállalatok tekintetében jelentős tapasztalattal rendelkezünk, hiszen az elmúlt években Magyarország neves építőipari cégei bízták ránk iratkezelési folyamataik optimalizálását.
Mivel nagyon speciális szektorról van szó, így a legtöbb esetben az adott vállalatra szabva, egyedi fejlesztési igények megvalósításával sikerült a dokumentumkezelési folyamatokat új alapokra helyezni. Tapasztalataink szerint a bankgaranciák és a teljesítési igazolások kezelése jelenti a legnagyobb problémát, de a szerződésnyilvántartás, a számlakezelés és az ezekkel kapcsolatos munkafolyamatok is próbára teszik az építőipari vállalatokat.
Szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön vállalata életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt.
Bankgaranciák kezelése
Az építőipari cégek bankgaranciával biztosíthatják megbízójuk felé szerződéses kötelezettségeik teljesítését. Ezen bankgaranciák nyilvántartása, a státuszok és lejáratok folyamatos kontrollja azonban nélkülözhetetlen a problémamentes működéshez. A cégre vagy az adott projektre kapott bankgarancia meghatározott ideig áll fenn, azonban ezen időkorláton belül több köztes dátumot is nyilván kell tartani. Tematikus dokumentumtárunkban strukturáltan kezelhető ez a speciális irattípus. Egyedi metaadatok (bank neve, garanciaszám, lejárati dátumok, garancia értéke stb.) rögzítésével lekérdezhetővé válnak bankgaranciáink, a lejárati dátumokról pedig e-mailes értesítők figyelmeztetnek.
Szerződések és teljesítési igazolások kezelése
Az építőipari cégek szerződéskezelését nehezíti, hogy egy adott projekthez több szerződés is tartozhat: a vevői szerződés mellett számos szállítói/alvállalkozói szerződést kell nyilvántartani. Egy bizonyos projekt- és ehhez kapcsolódó szerződésszám felett átláthatatlanná válik a szerződések kezelése. Ha a szerződésekhez az adott dokumentumtípusra jellemző adatmezőket (szerződés típusa, lejárata, szerződéses feltételek, szerződéskötés dátuma, kivitelezés kezdete, kötbérek, garanciák, biztosíték mértéke, lejárata, pénzügyi visszatartás mértéke stb.) is rögzítünk a dokumentumkezelő szoftverben, akkor egyedi szerződéstárakat hozhatunk létre. Így egy közös felületen látható a projekthez tartozó összes szerződés, melyek listázhatók és excelbe exportálhatók.
Egy szerződéshez több teljesítési igazolás tartozhat. A teljesítési igazolásokat a megrendelő állítja ki, majd a kiadott igazolás alapján számlázhat a projekten dolgozó alvállalkozó. Dokumentumkezelő szoftverünkben a klasszikus iratkezelési logikát követve egy, ún. főszámhoz tartozó szerződéshez több, ún. alszámon nyilvántartott teljesítési igazolás rögzíthető. A teljesítési igazolások kiállításakor a rendszer beemeli a sablonba a főszámon nyilvántartott szerződésben szereplő adatokat. Nem kell tehát külön figyelni olyan lényeges adatokra, mint a devizanem, az Áfa típusa, kulcsa, értéke, valamint a garanciális visszatartás mértéke, ezek automatikusan megjelennek a felületen.
Beérkező számlák rögzítése
A beérkező számlának a hozzá tartozó teljesítési igazolással kell összhangban lennie. Szerencsés, ha a számla rögzítő felületét nem manuálisan kell feltölteni a teljesítési igazolásban már egyébként is rögzített adatokkal. Dokumentumkezelő szoftverünkben a számla rögzítésekor kiválasztható, hogy a rendszer melyik teljesítési igazolásból vegye az alapadatokat, ezzel előtölti a számla rögzítő felületét, így már csak az irattípusra jellemző egyedi adatokkal (számla kelte, teljesítés időpontja, fizetési határidő stb.) kell kiegészítenünk. A számlatárban az előlegnyilvántartásra is van lehetőség, így követhető, hogy mi az a kintlévőség, ami pénzügyileg vállalatunkat terheli, kötelezi.
Az építőipari vállalatok egy projektre számos alvállalkozóval köthetnek szerződést. A teljesítések általában több ütemben történnek, így egyetlen szerződés számos teljesítési igazolást és számlát generálhat a projekt során. A teljesítési igazolások kiállításakor, a beérkező számlák rögzítésekor jelentősen megkönnyítheti a munkát, ha sablonokkal dolgozunk, melyek az adott irattípus egyedi adatmezőit már tartalmazzák. Dokumentumkezelő rendszerünk ezeket az sablonokat „emeli be” irattípustól függően a kiállításkor, rögzítéskor, majd automatikusan feltölti teljesítési igazolás esetén a szerződésben szereplő adatokkal, számlák esetén a hozzátartozó teljesítési igazolás adataival, és a kitöltött, letárolt sablont akár jóváhagyásra is küldhetjük a workflow funkció segítségével.
Számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés
A szerződések, teljesítési igazolások, számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő rendszerben. Nem kell tehát e-mailben vagy papír alapon kezelni a szerződések véleményezését vagy a számlák jóváhagyását: a dokumentumkezelő szoftver workflow funkciója segítségével kontrollált keretek között, automatizáltan végezhetjük a dokumentumokhoz kapcsolódó jóváhagyási, véleményezési folyamatokat.
Integrációk vállalatirányítási rendszerekkel
Ma már elengedhetetlen, hogy az ügyviteli, pénzügyi, gazdasági folyamatainkra használt szoftverek ne szigetszerűen, hanem egymással integráltan, összehangoltan működjenek. A versenyszférában tevékenykedő cégek zöme használ valamilyen vállalatirányítási rendszert (Libra, SAP, Navision). Az iratkezelő szoftverek feladata ezekkel az ERP rendszerekkel integrálódni, hogy a munkafolyamatok megfelelő pontján adatmozgás történhessen a rendszerek között. Építőipari vállalatok esetében a vállalatirányítási rendszerben rögzítik a partnertörzset és a munkaszám-törzset. Ezeket az adatokat szinkronizálni tudja az iratkezelő szoftver, és az adott partnerre, munkaszámra rögzített szerződések, számlák, teljesítési igazolások csatolmányának képét, valamint összesített metaadatait képes átadni a pénzügyi rendszernek.
