Dokumentumkezelés közép- és nagyvállalatoknál

A vállalat méretével és létszámának növekedésével a kezelt dokumentumok száma is növekszik.

Mi a DMS One-nál az elmúlt 15 évben azon dolgoztunk, hogy mitől lesz valóban jó egy dokumentumkezelő szoftver. Ma már egy dokumentummenedzsment rendszer nem attól kiváló, megfelelően iktat, megbízhatóan működik és strukturáltan tartja nyilván a szervezet dokumentumait. Ez csak az alap.

A dokumentumkezelő szoftvernek az üzleti folyamatokat kell maximálisan támogatnia, a vállalat core tevékenységét kiszolgálnia és segítenie. A vállalat méretével és létszámának növekedésével a kezelt dokumentumok száma is növekszik. 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik. Másra van tehát szükség egy 15-20 fő irodai létszámmal rendelkező kkv-nál és másra egy több száz felhasználóval operáló nagyvállalatnál.

A nagyvállalatok méretéből adódóan bonyolultabbak a munkafolyamatok is. 50 fős vállalati létszám felett általában belép a többszintű vezetői struktúra, ami megnehezíti a döntéshozatalt és a kontrollálást: problémát okoz egy szerződésvéleményezési és -aláírási folyamat, valamint több hetet is igénybe vehet egy számlajóváhagyás. Utóbbit nemcsak a vezetői struktúra rétegződése, hanem a nagyvállalatoknál jellemző központ és a telephelyek közötti fizikai távolság is okoz.

Nagyvállalatoknál gyakori, hogy a core folyamataikat az erőforrások megfelelő elosztása és felhasználása érdekében vállalatirányítási rendszerrel támogatják, emellett pénzügyi, gazdálkodási, minőségbiztosítási rendszereket is igénybe vesznek. Mivel minden terület dokumentumokat „gyárt” és dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatokat is kezel, így az iratkezelő szoftver feladata ezen szakrendszerekkel integrálódni az összehangolt működés érdekében.

A DMS One dokumentumkezelő rendszere az alap dokumentumkezelési funkciókon (digitalizálás, iktatás, archiválás, dokumentummegosztás, verziókezelés, jogosultságkezelés) túl a szerződések kezelését, a szerződések, számlák jóváhagyását, valamint a vállalat által használt üzleti szoftverekkel való integrációt is támogatja. Egy dokumentumkezelő rendszer működésének sikere jórészt attól is függ, hogy mennyire tudjuk a vállalat folyamataira igazítani. Ezért biztosítjuk a szakértői tanácsadást a bevezetés során, a vállalatnál kialakult iratkezelési folyamatok felmérését, optimalizálást és a rendszer testreszabását a szervezet igényeinek megfelelően. Az éles működést magyar nyelvű ügyfélszolgálati csapatunk segíti.

Szerződéskezelés

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók.

Szerződés- és számlajóváhagyás

Számlák és szerződések jóváhagyási folyamatainak automatizálása elektronikusan. Átlátható dokumentumnyilvántartás szerződés- vagy számlatárban, jogosultságalapú hozzáféréssel, gyors visszakereséssel.

E-számla kezelés

Elektronikus számlák érkeztetése, nyilvántartásba vétele, hitelességének ellenőrzése és adatainak továbbítása a pénzügyi rendszer felé, valamint az e-számlák jóváhagyásának automatizált kezelése.

Integráció ERP rendszerekkel

Dokumentumkezelő szoftverünk a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerekkel (SAP, Libra, Navision) integrálható, így a munkafolyamatok meghatározott pontjain közvetlen adatcsere valósulhat meg, ezzel elkerülve a kettős adatrögzítést.

Egyedi fejlesztések

Az ügyfelek igényeire szabott, egyedi specifikáció alapján készített fejlesztések is kivitelezhetők, így a szervezet elvárásainak megfelelő tematikus dokumentumárak, workflow-k és integrációk valósíthatók meg a dokumentumkezelő rendszerben.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző intézmények számára praktikus megoldás. Az iratokra kerülő egyedi vonalkód biztosítja a digitalizált verzió csatolását. Digitalizálja dokumentumait vonalkód technikával!

Verziókezelés

Egy dokumentumot akár több munkatárs is szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. A verziókövetésnek köszönhetően mindig a legfrissebb verzióval dolgozhat, emellett a korábbi verziók is megtekinthetők.

Visszakeresés

Az iktatás során metaadatokat tárolunk a dokumentumokról, így később villámgyorsan, számos paraméter szerint kereshetünk irataink között a dokumentumkezelő rendszer felületén.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, és csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

Határidő-kezelés

Az iratokkal kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről időben értesülhet.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, szeparált jogosultságok, akár központi és telephelyenkénti iktatókönyvek segítik a több városban is területi egységekkel rendelkező cégek munkáját.

Mobilfelület

Mindenki számára fontos ma már a mobil elérhetőség, miután fontos döntések nemcsak munkaidőben születnek. Szerződésvéleményezés, számlák jóváhagyás távolról, mobil eszközről.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb az iratkezelésre kapcsoltak

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához