A dokumentumkezelés problémái kisvállalatoknál

Dokumentumkezelő rendszer használatával a iratok visszakeresésére fordított idő a töredékére csökken.

A dokumentumkezelő rendszerek rendet raknak és rendet tartanak a vállalati dokumentumok területén. Felszámolják a dokumentumok nyilvántartását övező káoszt és strukturált keretek közé szorítják az iratok kezelését. Amellett, hogy bevezetésükkel iratnyilvántartásunk rendezett lesz és a megfelelő jogosultságok birtokában munkatársaink bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges iratokhoz, a dokumentumok visszakeresésére fordított idő is a töredékére csökken.

A dokumentumkezelés a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Véleményezzük őket, jóváhagyási folyamatokban vesznek részt (pl. számla, szerződés), a kiosztott és ránk bízott feladatok fontos résztvevői, így gyakran nemcsak a vállalati dokumentumok kezelésére kell szoftveres megoldást találni, de azoknak a folyamatoknak (workflow) a támogatására is, amelyeknek szerves részét képezik a vállalati dokumentumok.

A DMS One dokumentumkezelő szoftverével a dokumentum teljes élet-ciklusa követhetővé válik, beleértve a nyilvántartást, a véleményezést, a jóváhagyást, a módosítások okán keletkező különféle dokumentumverziók nyomon követését, de dokumentumsablonokat (pl. szerződéssablon) is tetszőlegesen kezelhetünk benne. Az összetartozó dokumentumokat – szerződés, megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy helyen tárolódik. A bevezetést szakértői tanácsadás előzi meg, ahol felmérjük a vállalat dokumentumkezelési folyamatait, javaslatot teszünk ezek optimalizálására, majd a szervezet igényei szerint testre szabjuk a rendszert. Az éles működést magyar nyelvű ügyfélszolgálati csapatunk segíti.

Ügyfeleink között kis-, közép- és nagyvállalkozások egyaránt megtalálhatóak. A szervezeti méreteknek és az eltérő igényeknek megfelelően az egyszerűbb iratkezelő programtól, a komplexebb dokumentumkezelési és folyamatmenedzsment problémákat is hatékonyan kezelni tudó rendszerekkel is vállalata rendelkezésére tudunk állni.

Dokumentum életpálya-követés

A dokumentumok teljes életútját (véleményezések, jóváhagyások, dokumentumverziók, sablonok, hozzáférések) felölelő dokumentumkezelést valósíthat meg vállalatánál.

Iktatás, iratkezelés

Különböző forrásokból és formátumban érkező iratok iktatása, strukturált nyilvántartása, gyors visszakeresése, a dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok kezelése egyetlen felületen.

Dokumentumtár

A vállalati dokumentumokat mappák és közös meghajtók helyett ezentúl elektronikus dokumentumtárban (számlatár, szerződéstár) kezelheti, ahol formátumtól független nyilvántartás és gyors visszakeresés várja.

Szerződéskezelés

Egyetlen közös felületen látható a vállalat összes vevői, szállítói, alvállalkozói szerződése és jelölhetők a szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumok is. A szerződéstárban lévő szerződések listázhatók és excelbe exportálhatók.

Számlakezelés

Bejövő és kimenő számlák iktatása, számlatárban történő nyilvántartása, számlajóváhagyási folyamatok kezelése, listák és exportok készítése, elektronikus számlák kezelése, hitelességük ellenőrzése.

Dokumentumok összekapcsolása

Az összetartozó dokumentumokat – egy adott ügyhöz tartozó szerződést, számlát, teljesítési igazolást, szállítólevelet stb. – összekapcsolja a rendszer és jelöli az iratkapcsolatokat, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.

Jóváhagyások kezelése

A szerződések véleményezését, a beérkező számlák jóváhagyását automatizálhatjuk a dokumentumkezelő szoftver DocFlow funkciója segítségével, így folyamatos kontroll alatt tarthatjuk a folyamatot.

Digitalizálás

Papír alapú, újonnan keletkező és meglévő dokumentumok digitalizálása akár tömeges szkenneléssel és vonalkód technikával, vagy felületről indítható szkenneléssel, így az irat képe is felcsatolható az iratkezelő rendszerbe.

Verziókezelés

Egy dokumentumot akár több munkatárs is szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. A verziókövetésnek köszönhetően mindig a legfrissebb verzióval dolgozhat, emellett a korábbi verziók is megtekinthetők. A változásokat naplózza a rendszer.

Visszakeresés

Az iktatás során metaadatokat tárolunk a dokumentumokról, így később villámgyorsan, számos paraméter szerint kereshetünk irataink között a dokumentumkezelő rendszer felületén.

Jogosultságkezelés

A többdimenziós jogosultságpolitikának köszönhetően munkatársai csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férhetnek hozzá, illetve módosíthatnak, olvashatnak iratot.

Határidő-kezelés

Az iratokkal kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről időben értesülhet.

Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához