Digitalizálás vállalatoknál

A papíralapú dokumentumokat digitalizálhatja felületről indítható szkenneléssel, de akár tömegesen is, vonalkód technológiával, OCR integráció esetén az iratok tartalmában is kereshet.

A papíron érkező dokumentumokat digitalizálni kell annak érdekében, hogy az elektronikus munkafolyamatba bekerülhessenek. A legáltalánosabb példa a naponta beérkező küldemények iktatása, amelyben a dokumentumok a legváltozatosabb méretben, minőségben kerülnek feldolgozásra. A vállalati dokumentumok digitalizálásával és dokumentumkezelő rendszerben történő tárolásával központi, egységes nyilvántartás hozható létre, ahol a kollégák – jogosultságuk függvényében – a munkájuk elvégzéséhez éppen aktuálisan szükséges iratokhoz bármikor hozzáférhetnek. A véleményezői és jóváhagyói munka elvégzéséhez szükséges másolatokra többé nem lesz szükség, hiszen minden irat elérhető elektronikusan a dokumentumkezelő szoftverből.

 Tömeges digitalizálás vonalkód technikával

Nagy mennyiségű napi iratanyag esetén érdemes a tömeges digitalizálást választani. Ennek előnye, hogy az iktatás és a digitalizálási folyamat jól elkülöníthető egymástól, így mindkettő külön végezhető, optimalizálható munkafolyamatot eredményez. Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző vállalatok számára ez praktikus.

A vonalkódos digitalizálás lényege, hogy a bejövő papíralapú dokumentumok első oldalára egyedi vonalkódot ragasztunk. Az érkeztetés és bontás során egy vonalkód olvasóval a szükséges metaadatokon felül a vonalkód is egy gyors mozdulattal rögzíthető, utána kötegelten kerül a napi posta a nagy teljesítményű dokumentum szkennerbe. A szkennelt képet a háttérben futó digitalizáló modul a vonalkód alapján dokumentumonként leválogatja, és automatikusan hozzácsatolja a megfelelő irathoz, megspórolva a felhasználóknak a manuális csatolás munkáját.

Nem kell attól tartani, hogy ha több dokumentumot szkennelünk egyszerre, akkor esetleg rossz helyre kerül a fájl a rendszerekben. A dokumentumkezelő rendszer és a háttérben futó szoftverek éppen a vonalkódok, illetve a vonalkódtól-vonalkódig történő darabolás segítségével fogják tudni a megfelelő érkeztető- vagy iktatószámhoz csatolni a fájlokat.

Felületről indítható szkennelés

A dokumentum nyilvántartásba vétele során a szkennelt irat képét csatolhatjuk manuálisan az irathoz. Ebben az esetben a munkatársak kézzel csatolják be az egyes mappákból az irat képét a dokumentumkezelő rendszerbe. Nagyobb mennyiségű irat esetén célszerű inkább felületről indítható szkennelést választani. Az iktatás befejeztével a dokumentumkezelő rendszer felületén szkennelésre kell küldeni az iratot, amely a felhasználó gépre telepített szkennerből automatikusan beolvassa és az iktatott irathoz csatolja a dokumentum képét. Ennek az eljárásnak az az előnye, hogy nem kell minden egyes szkennelés után külön megnyitni a Windows Intéző ablakot, megkeresni a szkennelési mappát és a csatolni a képet, mert ezt a dokumentumkezelő szoftver automatikusan megteszi.

A DMS One dokumentummenedzsment rendszere lehetőséget biztosít a tömeges, központi helyen történő digitalizálásra, akár vonalkód technológiával, de egyetlen beérkezett irat azonnali rögzítésére, vagyis az „asztalunkról” való szkennelésre is. A rendszer a beszkennelt dokumentumok nyilvántartásba vételén túl támogatja az OCR (automatikus karakterfelismerés), illetve ICR (intelligens karakterfelismerés) funkciókat is, hogy keresni is tudjunk a dokumentumaink tartalmában is.

OCR, ICR technológia

Az OCR technológia (Optical Character Recognition – Optikai karakterfelismerés) lehetővé teszi képek, szkennelt dokumentumok és PDF-fájlok szerkeszthető és szövegesen kereshető formába átalakítását, azaz a dokumentumokban lévő karakterek (pl. szerződés, számlaadatok) elektronikus szöveg formájában történő kinyerését. Az OCR szoftverek automatikusan begyűjtik a képállományokat a szkennerről, szerveroldali optikai karakterfelismerést végeznek és lehetővé teszik metaadatok hozzáadását. Az eredmények közvetlenül a dokumentumkezelő rendszerbe továbbítódnak.

Az OCR technológia 3 legfontosabb előnye:

  • A dokumentumok metaadatainak (pl. számlát kibocsátó neve, számla kelte, fizetési határidő stb.) kézi begépelése helyett azok automatikusan betöltődnek a dokumentumkezelő rendszerbe, ezáltal a manuális adatrögzítést elkerülve támogatja az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítását;
  • A digitalizált dokumentumok kereshetővé válnak, azaz az iratkezelő rendszerben tárolt dokumentumok tartalmában is tudunk keresni;
  • A beszkennelt képi dokumentumokból szöveget tudunk kinyerni; például egy szerződés szövegének begépelése helyett a beszkennelt dokumentumból ki tudjuk emelni a kívánt szövegrészt.

Az ICR (Intelligent Character Recognition – Intelligens karakterfelismerés) a kézírás felismerését jelenti. Az ICR kifejezetten arra a kézírásra alkalmas, amelyben a kitöltő személy nyomtatott nagybetűket „rajzol” elkülönített – jobb esetben – kényszerített mezőkbe.

Felületről indítható szkennelés

Az iktatással egy időben történik a szkennelés. A szkennelt iratot a dokumentumkezelő rendszer automatikusan beolvassa és hozzácsatolja az iktatott irathoz a dokumentum képét.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző vállalatok számára praktikus megoldás. A dokumentumokra kerülő egyedi vonalkód biztosítja a digitalizált verzió csatolását a rendszerbe.

OCR technológia

Képek, szkennelt dokumentumok karaktereinek felismerése, mellyel kereshetünk a dokumentumok tartalmában, szöveget tudunk kinyerni, valamint metaadatokat tudunk beemelni iktatáskor.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

Szeretné vállalata iratkezeléséből kihozni a maximumot?

  • 30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához
  • 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához
  • Hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához