Szerződésnyilvántartó rendszer

A szerződések módosítása nyomán keletkező verziókat a rendszer naplózza, így egy felületen láthatók az aktuális és a korábbi szerződésverziók is.

Annak eldöntésében, hogy vállalatának melyik dokumentumkezelési megoldásunkra van szüksége, felkészült szaktanácsadóink nyújtanak segítséget. Közel 15 év tapasztalatával a hátunk mögött már ismerjük a versenyszféra és az egyes iparágak kulcsproblémáit, így megeshet, hogy olyan területre is rávilágítunk, melyet Ön még nem azonosított.

Dokumentumkezelő szoftverünk szerződéskezelő modulja a szerződések teljes életpályáját lefedi: a nyilvántartásba vételt (iktatást), a szerződésvéleményezést, a szerződésjóváhagyást, egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárak kialakítását, a különféle sablonok kezelését, a szerződésverziók nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumok jelölését és a jogosultságok kezelését is.

Szerződéskezelő rendszerünk használatával nincs több elveszett szerződés, jogosulatlan hozzáférés és a szerződésvéleményezés/jóváhagyás folyamatát is kontrollált mederbe terelheti.

 

DMS One szerződésnyilvántartó rendszer kiemelt funkciói

A DMS One dokumentumkezelő rendszer szerződéskezelő és szerződésnyilvántartó modulja hatékonyan támogatja az alábbiakat:

  • a szerződések teljes életpályáját (véleményezések, jóváhagyások, szerződésverziók és sablonok, jogosultságok) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti a rendszerben.
  • a szerződésekhez egyedi metaadatok rögzítését,
  • szerződések (tömeges) szkennelését, felületről indítható szkenneléssel vagy vonalkód technológia segítségével,
  • egységes vagy egyedileg fejlesztett szerződéstár létrehozását,
  • ellenőrzött szerződéssablonok kezelését, így elkerülheti, hogy elavult verzióval dolgozzanak a munkatársak,
  • partnertörzs kialakításának lehetőségét, elősegítve a hibamentes iktatást,
  • verziókezelést, így az egyes szerződések aktuális verziója, valamint korábbi verziói és csatolmányai évek múltán is elérhetők. A verziókövetéssel a szerződésvéleményezés során keletkezett, irattal kapcsolatos kommentek akár évekkel később is hozzáférhetőek maradnak.
  • a szerződéstárból történő azonnali lekérdezések lehetőségét, akár csoportosítva is (szerződéstípusra, partnerre stb.)
  • logikai iratkapcsolatok megjelenítését, például a szerződéshez tartozó számla, teljesítési igazolás, szállítólevél feltüntetését,
  • szerződésekhez kapcsolódó munkafolyamatok (véleményezés, jóváhagyás) kezelését,
  • automatikus figyelmeztetések beállítását a szerződések lejárati idejére, garanciális időkre, fizetési határidőkre vonatkozóan,
  • a szerződésekhez rögzített adatmezők szerinti visszakeresést, OCR szoftverrel integrálva pedig a szerződések tartalmában való keresést,
  • többszintű jogosultságpolitikát, így csak az olvashatja el az adott szerződést, aki feladatköre révén megfelelő jogosultsággal rendelkezik,
  • meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár vállalatirányítási (ERP) rendszerekkel való integrálást, szerződés adatok átadását vagy átvételét a rendszerekből,
  • mobil hozzáférést, így mobiltelefonjáról is véleményezhet vagy jóváhagyhat szerződést.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!