DMS One Compact

Elektronikus dokumentumkezelés

Az a megfelelő dokumentummenedzsment rendszer, melyben az iratok teljes életútja nyilvántartható és alkalmas a különböző forrásból (posta, e-mail, fax) érkező, különféle dokumentumok (papíralapú, elektronikus) egységes rendszerben történő tárolására, jogosultságfüggő kezelésére, megosztására, verziókövetésére és a dokumentumokkal kapcsolatos határidők kezelésére. Ezen felül felhasználóbarát felülete gyors adatbevitelt és visszakeresést tesz lehetővé.

Dokumentumkezelés a DMS One Compact rendszerben

A DMS One Compact dokumentumkezelő szoftvert a kisebb felhasználószámmal (maximum 10 fő), egyszerűbb dokumentumkezelési folyamatokkal működő cégek számára alakítottuk ki. Letisztult funkcionalitású, ugyanakkor a dokumentum-nyilvántartást maximálisan kiszolgáló iratkezelő szoftverről van szó.

A speciális igényeket és a bonyolult üzleti folyamatokat mindig elhúzódó felmérési szakasz és dokumentumkezelési tanácsadás jellemzi, hogy a rendszert maximálisan az ügyfél igényeire tudjuk szabni. Az egyszerűbb vállalati folyamatokból adódóan a DMS One Compact bevezetését nem előzi meg hosszas dokumentumkezelési audit és tanácsadás, így rendkívül gyorsan bevezethető és költséghatékony megoldás a kisebb cégek dokumentumkezelési problémáira. Komplex rendszer helyett egy felhasználóbarát, előre beállított felületet kap, épp azokkal a funkciókkal, amelyekre vállalatának szüksége van. A szoftverbevezetési projektet végig a hatékonyság jellemzi, hogy cége minél hamarabb használhassa új dokumentumkezelő szoftverét: egyszerűsített dokumentációval, elsősorban e-learning oktatásokkal, rövid, lényegre törő személyes képzéssel biztosítjuk a projekt sikerességét.

Digitalizálás támogatása dokumentumkezelő szoftverrel

A papíron érkező dokumentumokat digitalizálni kell annak érdekében, hogy az elektronikus munkafolyamatba bekerülhessenek. A tetszőleges formátumban és csatornákon beérkező dokumentumokat nyilván kell tartani, ehhez nem csak az iratokat leíró adatmezőket, az ún. metaadatokat kell rögzíteni, hanem a dokumentumot szkennelni szüksége, hogy a dokumentum képe bármikor elérhető legyen a munkatársak számára. A vállalati dokumentumok digitalizálásával és dokumentumkezelő szoftverben történő tárolásával központi, egységes nyilvántartás hozható létre, ahol a kollégák - jogosultságuk függvényében - a munkájuk elvégzéséhez éppen aktuálisan szükséges iratokhoz bármikor hozzáférhetnek.

Digitalizálás a DMS One Compact rendszerben

A DMS One Compact több fronton is támogatja a dokumentumok digitalizálását. A szervezet méretétől, a beérkező iratszám mennyiségétől és kialakult szokásoktól függően lehetőség van felületről indítható szkennelésre.

Tematikus dokumentumtárak

Speciális dokumentumainknak (szerződés, számla) érdemes külön dokumentumtárat létrehozni a tematikus tárolás és a gyors visszakereshetőség érdekében. Az általános adatmezőkön felül az adott irattípusra jellemző metaadatokat is tárolhatunk, számla esetén ilyen például a számla kelte, fizetési határideje; szerződés esetén a szerződés típusa, lejárata.

Ha az dokumentumokról típusuktól függő adatmezőket is rögzítünk, akkor tematikus dokumentumtárat (szerződéstár, számlatár) hozhatunk létre. Az egyes vállalatok eltérő feladatköre meghatározhatja, hogy melyek számukra azok a fontos irattípusok, amelyeket érdemes tematikus dokumentumtárakba rendezni. Az egyedi metaadatok lehetővé teszik a tematikus lekérdezések készítését (pl. szerződések esetén egy adott partnerhez tartozó összes szerződés) is.

Dokumentumtárak a DMS One Compact iktató rendszerben

A DMS One Compact egységes szerződéstárat és számlatárat kínál a felhasználóknak. A dokumentumtár az alap funkcionalitás mellett modulként elérhető a rendszerhez. Az egységes dokumentumtár előnye az egyedi fejlesztésű dokumentumtárakkal szemben, hogy nem előzi meg hosszas iratkezelési felmérés, nincs szükség fejlesztésekre, valamint elkerülhetjük a pilot időszakot és a hibajavítást is. Mivel modulként működik, azonnal bekapcsolható és használata nem igényel külön oktatást.

A DMS One Compact egységes dokumentumtára tartalmazza mindazon metaadatokat, amelyek szükségesek az adott irattípus megfelelő nyilvántartására, továbbá ezeken felül 3 egyedileg elnevezhető mezőt is biztosít, mellyel kiegészíthető az egységes dokumentumtárakba rögzítendő adatok köre a szervezet igényeinek megfelelően. Az egyedi adatok rögzítésének eredményeképpen tematikus lekérdezéseket, csoportos listákat hívhatunk le, melyet táblázatos formában exportálhatunk is.

Szerződésnyilvántartás problémái

A szerződések kezelése a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Minden osztály kezel a saját speciális területére vonatkozó szerződéseket, de az is jellemző, hogy egy-egy szerződés több osztály vagy szervezeti egység munkáját is érinti, így a határok a feladatvégzések terén elmosódtak.

Gyakran tapasztaljuk ügyfeleinknél, hogy a szerződések nyilvántartása Excel-táblázatokban történik. Gyakori, hogy külön Excel-táblázatokban tartják nyilván a különböző típusú szerződéseket (vevői vagy szállítói szerződés; IT, marketing szerződések stb.), vagy az egyes részlegek eltérő gyakorlat szerint rögzítik a szerződéseket, ezért ezen táblázatok fejlécei is különböznek egymástól, amelyek a későbbi visszakeresést, szűrést segítenék.

Szerződéskezelés a DMS One Compact iktató rendszerben

A DMS One Compact dokumentumkezelő szoftverrel a szerződésnyilvántartás átlátható és strukturált lesz. Támogatja a szerződések nyilvántartásba vételét (iktatást), mely során egyedi regisztrációs számmal lát el minden dokumentumot, ezzel pedig végigkövethető az iratok életútja. Egységes szerződéstárat alakíthatunk ki, amellyel megkönnyíthetjük a visszakeresést, valamint a szerződéshez rögzített leíró adatmezőknek köszönhetően, különféle listákat, lekérdezéseket készíthetünk. A szerkeszthető szerződések esetében jelöli a rendszer a módosítások következtében keletkező szerződésverziókat, eltárolhatunk benne szerződéssablonokat és a szerződéshez szorosan kapcsolódó iratokkal (számla, teljesítési igazolás stb.) is összekapcsolhatjuk.

Extra funkciók a dokumentumkezelő szoftverben

Dokumentumkezelő rendszer választásánál nemcsak az a fontos, hogy szoftver a vállalat igényei szerint megvalósítsa az átlátható és strukturált dokumentum nyilvántartást, hanem igyekezzen ezt minél felhasználóbarátabb módon, minél kevesebb kattintással megtenni. Bizonyos funkciók nem kötelező elemei egy dokumentummenedzsment rendszernek, de használatukkal lerövidíthetők az iratkezelési folyamatok és felgyorsítható az adminisztráció. Például a bejövő és kimenő e-mailek iktatása megtörténhet úgy is, hogy az e-mailt kinyomtatjuk, majd beszkenneljük és csatoljuk az adott ügyhöz, de lássuk be, az elektronikus dokumentumkezelés kialakítása szempontjából ez nem túl jó megoldás.

Ha dokumentumkezelő szoftvert választunk, a használhatóság kérdése szempontrendszerünkben az elsők között szerepeljen, hiszen sok-sok évre kell tervezni, mely alatt napi szinten lesz társunk a kiválasztott dokumentummenedzsment megoldás. Cél, hogy felgyorsuljanak a vállalat adminisztrációs folyamatai és egyszerűsödjön a dolgozók munkája.

Beépülő modulok a DMS One Compact rendszerben

A DMS One Compact az alapfunkcionalitáson túl olyan speciális funkciókat is kínál, mellyel egyszerűsíthető és gyorsítható a dokumentumkezelő rendszerben dolgozó kollégák munkája. MS Office modulunk segítségével e-mailek és a küldött/fogadott dokumentumok iktatását is felgyorsíthatjuk. A dokumentumkezelő rendszerbe már csatolmányként feltöltött MS Word és Excel állományok szerkeszthetők közvetlenül a szoftver felületéről, így szükségtelen az iratot letölteni, majd mappákból újra feltallózni. Az új dokumentumok a Word és Excel állományokba elhelyezett plugin segítségével rögtön a dokumentum felületéről iktathatók. Az e-mailek iktatása pedig közvetlenül az Outlook levelezőrendszerből megtörténhet anélkül, hogy be kellene lépni a dokumentumkezelő szoftverbe.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

SZOFTVERBEMUTATÓT KÉREK!