Digitálisan csak az információ terjed

2020.03.18.

Elektronikus dokumentumkezeléssel kiválthatók a személyes interakciók

A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat.

Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy az intézményen belül, netán a postára vagy valamilyen hivatalba talpalni.

Eddig nem látott helyzethez kell alkalmazkodni ezekben a napokban, ami nagyfokú rugalmasságot igényel a cég- és intézményvezetők részéről. A mindennapi működés során a személyes érintkezéseket kerülni kell, nem csak a munkahelyen kívül, de azon belül is. A nagy foglalkoztatók esetében, akár open office helyiségekben lehetséges megoldás a dolgozók munkacsoportokra osztása és elkülönítése. Ha térben erre nincs lehetőség, történhet időben is, váltásban, otthoni munkavégzéssel. Elemzők szerint a koronavírus-járvány a home office katalizátora lesz.

Mennyire érdemes szigorúan venni a munkahelyi elkülönítést, kell-e figyelni a közvetett érintkezés veszélyeire? Ebből a szempontból nem érdektelen, amit Günter Kampf és kutatótársai tettek közzé a Journal of Hospital Infection hasábjain. A német tudósok azt összegezték, hogy a korábbi koronavírus-törzsek mennyi ideig maradnak meg bizonyos anyagokon, felületeken. A kórokozók papíron 4–5 napig is megőrizhetik fertőzőképességüket, tehát az egyazon papíralapú dokumentummal végzett közös munka még akkor sem 100 %-ban kockázatmentes, ha közben személyes találkozó nem valósul meg.

Az iratokhoz kapcsolódó munka a jelenlegi helyzet ellenére egy olyan terület, amely a koronavírus-járvány idején zökkenőmentesen folytatható elektronikusan. Dokumentumkezelő szoftverrel teljeskörű dokumentumkezelés végezhető személyes találkozások nélkül, távolról is. A fejlett rendszerek ráadásul integrálják az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat, így közhivatali ügyek intézésére is lehetőséget nyitnak. Ez azért fontos, mert az e-ügyintézési trend felfutása várható a koronavírus-járvány miatt. Minél tovább tart a rendkívüli jogrend, annál tovább marad korlátok között a személyes ügyintézési lehetőség, és áll át egyre több közigazgatási szerv sokféle ügytípussal az elektronikus módra. Az e-ügyekben egyébként élenjáró NAV máris közölte: személyes megjelenés nélkül egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb az adóügyek intézése.

Az e-ügyintézési trend felfutásával várhatóan egyúttal megszaporodik a cégkapus üzenetforgalom is, amely sokkal egyszerűbben menedzselhető a gazdálkodó szervezetek számára digitális kapcsolattal.

A szoftveres irat- és dokumentumkezelés összességében egy olyan lehetőség, amellyel enyhíthetők a járvány negatív gazdasági hatásai. Amikor a normál alapműködés sérül, talán még több idő is jut elmaradt beadványok, adatszolgáltatások pótlására, küzdelmes egyeztetési folyamatokra, szerződésjóváhagyásokra, a dokumentumtár rendezésére. Elsődleges célunk, hogy a szoftveres lehetőséggel felmutassunk egy olyan alternatívát, ami működőképes marad, és csökkentheti a világjárványra adott válaszreakciók negatív gazdasági hatásait.

A DMS One hamarosan egy minden felhasználó számára elérhető tájékoztatót állít össze azokról a szoftverbeállításokról és szoftverhasználati tudnivalókról, amelyekkel nullára redukálhatók a személyes interakciók az irat- és dokumentumkezelési folyamatok során, ez mindannyiunk érdeke.

Ismerje meg a DMS One iratkezelő megoldásunkat!

 

Olvassa el további cikkeinket is!

Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek
Közelről sem lehetetlen távolról

Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről?

Részletek
A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem volt feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak...

Részletek
Nincs olyan, hogy kevésbé fontos

Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás, a nyomás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban - habitustól függetlenül - mindenki eljut...

Részletek
Az ottmaradt papír esete Olgával

Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és...

Részletek
Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert...

Részletek
DMS One 2019 – az ügyfelek szemével

Magas szintű szakmaiságról és jó együttműködési készségről számoltak be a DMS One ügyfelei az eNet által végzett felmérés során. A kutató a DMS szoftvereit a közelmúltban implementáló cégeknél és közintézményeknél vizsgálta a bevezetési folyamatot. Dióhéjban idézzük a kutatás fő megállapításait...

Részletek
Zöld iroda – megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt. A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra.

Részletek
Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat.

Részletek
Hitelesítési robbanás következik

Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg. Még egy lépés a fejlődésben, és mindezt hitelesen, beazonosítható módon végezzük majd. De mit használunk az iratos fiók helyett, ha mindez bekövetkezik?

Részletek
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció

Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az adminisztratív céges feladatokból, és nem mérik fel, hogy ezek a tevékenységek milyen sok időt...

Részletek
Vállalati alapeszköz a Cégkapu

A Cégkapu használata bő egy éve kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg. Egyre több szerv kéri a cégkapus...

Részletek
Az e-mailes egyeztetés buktatói

Dehát én azt jóváhagytam. Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta. Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni...

Részletek

Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!