DMS One Ultimate dokumentumkezelő rendszer

Iktatás, iratkezelés

A teljes körű dokumentumkezelés felöleli az iratok keletkezésétől a megsemmisítésükig tartó életútját. Magában foglalja tehát az iratok keletkezését, nyilvántartásba vételét, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel (határidőkkel, kezelési utasításokkal) való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását és selejtezését.

Dokumentumkezelés a DMS One Ultimate rendszerben

A DMS One Ultimate szoftvere támogatja a beérkező dokumentumok nyilvántartásba vételét, adminisztrációját, az iratokhoz rögzített metaadatok szerinti visszakeresést, az iratok digitalizálását és szervezeten belül az illetékeshez eljutását, valamint a fizikai tárolást és a selejtezést is. Dokumentumtípustól, a munkatársak beosztásától, vagy a szervezet egyéb igényeitől függően állítható be, hogy mely adatmezők kerüljenek a kezelőfelületre, milyen sorrendben, illetve, hogy melyek kitöltése legyen kötelező.

Biztosítja az olyan speciális vállalati irattípusok nyilvántartását, kezelését és gyors visszakeresését is, mint a szerződés, megrendelő, árajánlat, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél. A jogosultságkezelő funkció segítségével nagyfokú biztonságban tudhatja vállalata bizalmas és védett információit. A határidő-kezelés funkció segítségével időben értesítést kaphat a dokumentumokkal kapcsolatos fontos határidőkről (szerződés lejárata, számla fizetési határideje). Iratkezelő szoftverünk integráltan működik együtt a szervezetnél használatban lévő többi üzleti szoftverrel.

Elektronikus szerződésnyilvántartás

A szervezet által meghatározott általános adatmezőkön túl a szerződésekről típusuktól függő metaadatokat is tárolhatunk, így tematikus dokumentumtárat, azaz szerződéstárat hozhatunk létre. Az így kialakított dokumentumtárak az egyedi adatmezők (szerződés esetén a szerződés típusa, lejárata; számla esetén fizetési határidő) rögzítésének köszönhetően gyorsan visszakereshetők, valamint csoportos lekérdezéseket generálhatunk belőlük, amelyeket aztán Excel-formátumban ki is exportálhatunk a rendszerből. A véleményezési és jóváhagyási folyamatok automatizálásával nyomon követhetővé válik az engedélyezés folyamata, valamint a sablonok és a korábbi szerződésverziók kezelése is megoldott a felületen.

Szerződéskezelés a DMS One Ultimate rendszerrel

A DMS One Ultimate-ben a szerződés teljes életútja végigkövethető. Az átlátható nyilvántartás mellett a klasszikus munkafolyamatok, mint a szerződésvéleményezés és a szerződésjóváhagyás workflow sablonok beállításával automatizálható. A különféle sablonok nyilvántartása, a szerződés éppen aktuális és korábbi verzióinak kezelés a verziókövetés funkció segítségével megvalósul, és a jogosultságok kezelése is egy felületen történik. A szerződésekhez logikai iratkapcsolatokat rendelhetünk, így a szerződéshez kapcsolódó számla, teljesítési igazolás, szállítólevél rögtön elérhetővé válik. A szoftver felületén a vállalat számára kiemelten kezelt dokumentumtípusokhoz egységes vagy a cég igényeire szabott egyedi fejlesztésű szerződéstárat alakíthatunk ki, így a lekérdezések és a riportok elkészítése is egyszerűbbé válik.

Számlanyilvántartás

A számlakezelés és számlaigazoltatás munkafolyamata időben igen hosszúra nyúlhat. Ez különösen a több telephellyel rendelkező szervezeteknél, valamint a többszereplős jóváhagyói struktúrával működő vállalatoknál jelent problémát. Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is, csoportos lekérdezések, riportok készítése, ha a nyilvántartásukra, archiválásukra nincs működő megoldás.

A papíralapon vagy e-mailekben történő számlajóváhagyás nyomon követése problémás: a számla az osztályok és telephelyek között vándorolva elveszhet és az is nehezen ellenőrizhető, hogy éppen kinél áll egy adott számla jóváhagyása és miért. Ráadásul a számlák igazoltatásához a szerződésekre, megrendelőkre, teljesítési igazolásokra is szükség van ellenőrzés céljából.

Számlajóváhagyás a DMS One Ultimate rendszerrel

A DMS One Ultimate dokumentumkezelő rendszer használatával a számla teljes életciklusa követhetővé válik és a számlaigazoltatás folyamata is jelentősen leegyszerűsödik. Beérkezéskor a számlát szkennelni szükséges és rögzíteni a rendszerben a leíró metaadatokkal együtt. Célszerű külön számlatárat létrehozni az iratkezelő szoftverben, ahol egyedi, a számlára jellemző adatmezők rögzítésével nemcsak gyors visszakeresést érhetünk el, de néhány kattintással listázhatjuk is a számlák egy csoportját és exportálhatjuk .xlsx vagy .csv formátumban.

A Doc Flow modul a számlák jóváhagyásában, engedélyezésében nyújt segítséget úgy, hogy a számlajóváhagyás folyamatát elektronikus képzi le és automatizálja.

Munkafolyamat-támogatás iratkezelő rendszerrel

A többszintű döntési hierarchiával rendelkező vállalatok gyakran szembesülnek azzal a problémával, hogy jóváhagyási folyamataik (szerződés, számla stb.) időben elhúzódnak. 50 fős vállalati létszám felett belép a többszintű vezetői struktúra, ami megnehezíti a döntéshozatalt és a kontrollálást: problémát okoz egy szerződésvéleményezési és -aláírási folyamat, valamint több hetet is igénybe vehet egy számlajóváhagyás. Utóbbit nemcsak a vezetői struktúra rétegződése, hanem a vállalatoknál jellemző központ és a telephelyek közötti fizikai távolság is okozza. A dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok támogatására érdemes igénybe venni munkafolyamat-támogató rendszert, mellyel automatizálhatók és nyomon követhetők a véleményezési és jóváhagyási folyamatok és könnyen áthidalhatók a fizikai távolságból eredő problémák. A munkafolyamat-támogatásnak köszönhetően a dokumentum szkennelt képe egy elektronikus workflow-n fut keresztül és mindig automatikusan ahhoz kerül, akinek az adott dokumentummal feladata van.

Dokumentum-jóváhagyás a DMS One Ultimate szoftverrel

Dokumentumkezelő rendszerünk DocFlow modulja biztosítja a dokumentumok jóváhagyásának és véleményezésének nyomon követését, a folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelését. Korlátlan számú sablon munkafolyamatot hozhat létre sorrendi vagy akár párhuzamos jóváhagyási lehetőségekkel, a jóváhagyáshoz tartozó megjegyzések pedig akár évek múltán is elérhetők a dokumentumkezelő rendszerben.

Extra funkciók a dokumentummenedzsment rendszerben

Az alap funkcionalitáson túl számos olyan tulajdonsága lehet egy dokumentummenedzsment rendszernek, melyek nem kötelezőek ugyan a nyilvántartásba vételhez és az adminisztrációhoz, ugyanakkor jelentősen felgyorsítható velük a vállalat dokumentumkezelési folyamatai, és ezzel egyszerűsíthető a dolgozók munkája. Egy dokumentumkezelő rendszer használhatósága attól is függ, hogy az mennyire felhasználóbarát és egy-egy műveletet (például e-mailek iktatása vagy a dokumentumok szerkesztése) hány kattintással tudunk elvégezni.

Természetesen mindig működőképes lehet, hogy a beérkező és a kimenő e-maileket kinyomtassuk, majd a papíralapú iratot a klasszikus kézi módszerrel iktassuk a rendszerbe, azonban ez már elavult módszer. Amennyiben a dokumentummenedzsment rendszer támogatja az e-mailek iktatását, akkor letölthetjük és az iratkezelő szoftverben közvetlenül érkeztethetjük és iktathatjuk azokat.

Beépülő modulok a DMS One Ultimate rendszerben

A DMS One Ultimate az alaprendszeren túl olyan extra funkciókat is kínál, mellyel egyszerűsíthető és gyorsítható a dokumentumkezelő szoftverben dolgozók munkája. MS Office pluginunk segítségével a fogadott és küldött dokumentumok, valamint e-mailek iktatását gyorsíthatjuk. Az iratkezelő rendszerbe már csatolmányként feltöltött MS Word és Excel állományok szerkeszthetők közvetlenül a szoftver felületéről, így szükségtelen az iratot letölteni, majd mappákból újra feltallózni. Az e-mailek iktatása pedig közvetlenül az Outlook levelezőrendszerből megtörténhet anélkül, hogy be kelljen lépni az iratkezelő szoftverbe.

Szakrendszerek integrációja az iratkezelő szoftverrel

Dokumentumkezelő rendszer kiválasztásánál érdemes odafigyelni arra, hogy a szoftver rugalmasan integrálható legyen más szakrendszerekkel, hiszen a vállalatok egyszerre több megoldással is igyekeznek üzleti folyamataik hatékonyságán javítani. A vállalati működés dokumentumokat és munkafolyamatokat termel, az egyes szoftverek szigetszerű működés pedig nemcsak dupla adatrögzítéssel járhat, hanem akár adatbázis redundanciát is okozhat. A különböző szoftverek integrációjával automatikus egy-, két- vagy akár többirányú adatkapcsolatot is megvalósíthatunk, így keresni tudunk dokumentumaink és folyamataink között a másik rendszerbe lépés nélkül.

Integráció a DMS One Ultimate szoftverrel

A DMS One Ultimate szabványos, nemzetközi szabványokon alapuló csatolófelületek és technológiák segítségével (pl. webservice, API) képes csatlakozni más elterjedt alkalmazásokhoz, rendszerekhez. Rugalmas testreszabása tökéletes integrációt tesz lehetővé a vállalatok által használt üzleti szoftverekkel. Igényektől függően lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő integráció elvégzésére is.

Vállalatirányítási rendszerek, workflow szoftverek, portál megoldások, pénzügyi és gazdasági rendszerek, dokumentumhitelesítő és irodai alkalmazások. Dokumentumkezelő szoftverünkkel mára több mint 50 rendszerrel való integrációt valósítottunk meg, így az Önök bejáratott szoftverei sem jelenthetnek problémát. Az integráció különösen a szerződés- és számlanyilvántartást könnyíti meg és teszi átláthatóbbá, hiszen kétirányú adatrögzítésre is van lehetőségünk: az egyik rendszerben bevitt adatok (a dokumentum leíró, ún. metaadatai és az irat képe) automatikusan lehívhatók a másikból, de lehetőség van adatlekérdezésre és partnerszinkronizációra is. Partnertörzs szinkronizáció esetén, ha a szakrendszerben létrehoznak, módosítanak, törölnek egy partnert, akkor az automatikusan létrejön, módosul, törlődik a dokumentumkezelőben is.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Szoftverbemutatót kérek!